Texas Department of Human Services – delstatens myndighet för socialtjänst – reglerar kontorsadministrationen på vårdhem mycket strikt, och journalföring samt arkivering granskas särskilt noga genom Texas Administrative Code (TAC). Titel 40, del 1, kapitel 19 i TAC behandlar administration av vårdinrättningar. Inrättningar som inte följer reglerna riskerar böter, stängning och i värsta fall åtal. Anläggningens föreståndare måste skriftligt utse en journalsupervisor som bär behörigheten, ansvaret och skyldigheten för alla funktioner inom journalavdelningen.
Gå igenom din anläggnings riktlinjer och rutiner för sekretess kring journaler. De ska fungera som vägledning när du arkiverar nya och befintliga handlingar. Saknar din anläggning en skriftlig sekretesspolicy måste du omedelbart ta fram och införa en, enligt TAC 19.1912.
Skapa en inkorg och utkorg (bevakad av journalpersonal) med ett utlåningssystem. Systemet måste erbjuda fullständig säkerhet och förhindra obehörig åtkomst till journaler, vilket krävs enligt TAC 19.1910. Två etiketterade brickor på en obevakad disk räknas inte som ett säkert system. Åtkomst till journaler ska kräva läkarorder, och alla läkarorder samt all filaktivitet ska dokumenteras.
Färgkoda etiketterna så att akterna blir lätta att hitta. Koppla specifika färger till bokstäver i alfabetet och arkivera efter boendets efternamn. Alla journaler för A–C får exempelvis gröna etiketter, D–F orangea, och så vidare. Använder din anläggning ett nummersystem för kliniska journaler kan samma metod tillämpas där – gröna etiketter för journaler 1200–1499, orangea för 1500–1799 osv.
Vissa kontor använder öppna hyllor för aktiva journaler (för nuvarande boende) och låsbart skåpförvaring för inaktiva akter eller arkiv. Enligt TAC 19.1910 ska vårdhem spara medicinska journaler i fem år från det datum då den medicinska vården upphör. Vårdar din anläggning minderåriga ska deras journaler förvaras i tre år efter att personen uppnår myndig ålder enligt texaslag.
Försättsbladet innehåller normalt grundläggande uppgifter om boendet (namn, födelsedatum, rumsnummer, journalnummer med flera) samt en checklista över den dokumentation som akten ska innehålla. Utformningen varierar mellan anläggningar och styrs oftast av administrationen. Enligt TAC 19.1911 ska dock samtliga försättsblad ange den behandlande läkarens namn, postadress och telefonnummer.
Se till att varje akt är komplett och innehåller tillräcklig information för att identifiera och vårda boendet. TAC kräver som minimum boendets fullständiga namn, hem- eller postadress, Social Security-nummer, anspråksnummer för sjukförsäkring, födelsedatum samt journalnummer (om tillämpligt). Läs TAC 19.1911 för samtliga krav på akternas innehåll.
Kassera eller förbränna akter som du inte längre är skyldig att förvara. Vid förstörelse måste du dokumentera boendets namn, journalnummer (om sådant används) samt Social Security-nummer, Medicare-/Medicaid-nummer eller födelsedatum. Den som kasserar akten ska datera och underteckna dokumentet.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online