Hur Arkiv journaler i Texas vårdhem

Texas Department of Human Services reglerar mycket kontorsadministration och innehar registrering och arkivering i särskild granskning genom Texas administrativ kod ( TAC ) . Avdelning 40 , del 1 , kapitel 19 i TAC -adresser ammande anläggning administration . Noncompliant anläggningar står inför risken för böter , nedläggning och till och med åtal . En anläggning administratör ska utse , skriftligen , ett kliniskt register handledare som bär auktoritet , ansvar och ansvarsskyldighet för alla funktioner i register. Saker du behöver
End - fliken mappar
Färgkodade etiketter
Visa fler Instruktioner
1

Granska din sjukhusets riktlinjer och rutiner på rekord sekretess . Detta kommer att fungera som din guide när de lägger nya och arkiverat . Om din anläggning inte har en skriftlig policy på rekord sekretess , måste du skapa och implementera omedelbart, enligt anvisningar från TAC 19,1912 .
2

Upprätta en fil in-box och ut - box ( som skyddas av register personal ) med en sign- out-system . Detta system måste erbjuda fullständig säkerhet och förhindra obehörig åtkomst till register , i enlighet med TAC 19,1910 . ( Två märkta fack vid en obevakad räknare inte räknas som ett säkert in-box/out-box system. ) Tillgång till register måste kräva en läkares order . Spela in alla läkare order, liksom all filaktivitet . Addera 3

Använd färgkodade etiketter för att göra filer lätt att hitta . Tilldela vissa färger till bokstäver i alfabetet och filen från vårdtagarens efternamn . Till exempel , alla A till C -filer får gröna etiketter, D till F har orange etiketter , och så vidare . Om din anläggning använder en klinisk rekord numreringssystem , tillämpa färgkodade metoden till den och lämna in därefter. ( Gröna etiketter för register 1200-1499 , apelsin för 1500-1799 , etc. )
4

Utse lagring för aktiva och inaktiva filer . Vissa kontor väljer att använda öppna hyllor för aktiva filer ( filer av nuvarande invånare ) och skåp lagring för inaktiva filer eller arkiv . TAC 19,1910 kräver vårdhem för att bevara journaler under fem år från det att sjukvården slutar . Om din anläggning bryr sig om minderåriga , måste deras skivor bevaras i tre år efter att den boende uppnår myndighetsålder enligt Texas lag .
5

Skapa en framsida för varje fil . Detta blad ger oftast grundläggande information om vårdtagaren ( namn, födelsedatum , rumsnummer , klinisk rekordmånga , etc. ) samt en checklista för dokumentation att filen ska innehålla . Face ark varierar beroende på anläggningen och är i allmänhet kvar att administrativ diskretion . Kräver dock TAC 19,1911 att alla ansikts ark ger namn, postadress och telefonnummer till den behandlande läkaren .
6

Montera filer samtidigt se till att var och en är komplett med tillräcklig information för att identifiera och ta hand om den hemvist . TAC kräver att en fil innehåller , vid den minsta , den bofasta fullständiga namn , hem /postadress , personnummer , sjukförsäkring anspråk nummer , födelsedatum , och klinisk rekordmånga ( om tillämpligt ) . Recension TAC 19,1911 för alla krav filinnehåll .
7

Strimla eller bränna filer som du inte längre är skyldiga att hålla . När du förstöra en fil måste du dokumentera bosatt namn , klinisk rekordmånga ( om de används ) , och personnummer , Medicare /Medicaid numret , eller födelsedatum för den boende . Den som förfogar över filen måste datum och skriva under dokumentet . Addera