Så skriver du en policy för hälsa och säkerhet

Organisationer, institutioner, utbildningsanläggningar och företag har ofta stor nytta av att dokumentera sina mål, sina rutiner och sin övergripande strategi för att hantera hälsa och säkerhet för kunder, anställda och övrig personal på platsen. Ett välskrivet dokument för hälsa och säkerhet beskriver tydligt hur ledningen avser att arbeta med dessa frågor på ett sätt som skapar en trygg miljö för alla berörda.

Du som ska ta fram en policy för hälsa och säkerhet kan antingen använda en befintlig policy från en annan organisation som mall, eller skapa en helt egen som är anpassad efter era specifika behov. Nedan följer en stegvis guide.

Instruktioner

1. Genomför en riskbedömning

Börja med att undersöka miljön för att identifiera möjliga hälso- eller säkerhetsrisker. Fråga personalen och granska samtliga arbetsuppgifter för att utvärdera var faror kan finnas. Vidta alla tänkbara försiktighetsåtgärder för att minska eller helt eliminera riskerna i arbetsmiljön.

2. Studera andras policys

Granska hälsos- och säkerhetspolicys från andra liknande arbetsplatser eller verksamheter för att lära dig hur de har byggt upp en omfattande och väl fungerande policy.

3. Börja med en avsiktsförklaring

Inled policyn med en avsiktsförklaring (statement of intent) där verksamheten tydligt anger sin ambition att erbjuda en trygg och hälsosam miljö för alla.

4. Redogör för organisationsstrukturen

Beskriv organisationens eller anläggningens struktur och visa tydligt vem som ansvarar för vilka uppgifter. Detta inkluderar vem som har i uppdrag att säkerställa att verksamheten omedelbart vidtar åtgärder när säkerhets- eller hälsorisker upptäcks.

5. Beskriv rutiner och system

Förklara hur verksamheten praktiskt genomför rutiner och system för att uppfylla sina åtaganden gällande hälsa och säkerhet.

6. Ta fram en handbok

Skapa en handbok som sammanfattar verksamhetens riktlinjer för hälsa och säkerhet för all personal. Dela ut den till samtliga anställda och se över innehållet regelbundet. På det sättet visar ledningen sitt genuina engagemang för personalens trygghet och välbefinnande.

7. Följ gällande lagstiftning

Säkerställ att policyn är skriven i enlighet med alla lokala lagar, förordningar och branschregler som gäller för verksamheten.

8. Lista tillgängliga hälsotjänster

Upprätta en tydlig lista över de hälsotjänster som erbjuds personalen, inklusive eventuella försäkringar och andra förmåner.

9. Involvera personalen

Låt personalen delta i arbetet med att ta fram policyn. Uppmuntra dem att känna att deras åsikter spelar en viktig roll i utformningen av verksamhetens riktlinjer – det ökar både förankringen och efterlevnaden.