Krav på arkivering av Medicaid-journaler: regler, säkerhet och lagringstid

Vad är HIPAA och hur påverkar det Medicaid?

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), som antogs av den amerikanska kongressen 1996, fastställde en enhetlig standard för hantering av både fysiska och elektroniska medicinska journaler. Lagen begränsar tillgången till journaler och standardiserar hur länge de ska arkiveras innan de får förstöras eller raderas.

Medicaid är ett federalt finansierat sjukförsäkringsprogram som administreras självständigt av varje delstat. Det innebär att arkiveringsreglerna för Medicaid kan skilja sig från HIPAA-standarderna – och dessutom variera mellan olika delstater.

Arkivering och säkerhet på vårdinrättningen

Medicinska journaler måste upprättas och föras för varje patient som söker vård, oavsett om det gäller sluten vård eller öppenvård. Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) kräver att vårdinrättningen använder ett system för författaridentifiering och journalföring för att garantera säkerheten och sekretessen kring alla journaler.

Skyddet av elektroniska journaler är obligatoriskt och sker bland annat genom:

• Användarbegränsade databaser
• Lösenordsskydd
• Elektronisk kryptering vid behov

De flesta delstater kräver dessutom att papperskopior av journalerna förvaras i låsta arkivskåp, och vissa delstater kan även ställa krav på brandsäker förvaring hos vissa typer av vårdinrättningar.

Kompetent personal för journalföringen

Enligt föreskrifter från både HIPAA och CMS måste vårdinrättningarna ha tillräckliga lokaler för hantering och förvaring av Medicaid-journaler. Sjukhus och läkarmottagningar behöver därför en administrativ personalstyrka i lämplig storlek för att kunna hantera flödet av journaler och säkerställa att varje akt är komplett, säkert arkiverad och snabbt kan återfinnas när den behövs.

Den administrativa personalen ska också få korrekt utbildning i hantering av medicinska journaler, exempelvis inom:

• Medicinsk kodning
• Arkivering och registrering
• Sekretesskydd – utlämning av journaler till obehöriga parter ska förhindras

Hur länge ska Medicaid-journaler sparas?

Standardföreskrifterna kräver att vårdinrättningen sparar originalen eller juridiskt godkända kopior av samtliga medicinska journaler i minst sex år. Enligt Gateway Health Plan kan vissa regler dock kräva att vårdgivare som servar ett Medicaid- eller Medicare-program arkiverar alla medicinska journaler, ekonomiska handlingar och källrapporter i minst tio år.

Vissa Medicaid-journaler behövs dessutom för att bistå vid granskningar som utförs av Department of Health and Human Services eller Comptroller General. Många vårdinrättningar väljer därför att spara journalerna längre än minimikravet, som en försiktighetsåtgärd inför eventuella stämningar. Tänk också på att enskilda delstater kan ha egna, avvikande krav på hur länge Medicaid-journaler ska arkiveras.