År 2009 genomförde federala och statliga inspektörer 14 466 granskningar åt , så kallade Safety Compliance Reviews, hos anläggningar för kommersiella fordon. De flesta DOT-granskningar sker helt utan förvarning. Inspektörerna har rätt att granska alla delar av DOT-regelverket under sitt besök samt att intervjua personalen. Överträdelser kan vara akuta, vilket kräver omedelbara korrigerande åtgärder, eller kritiska, vilket tyder på brister i ledning eller drift. Det bästa sättet att förbereda sig för en DOT-granskning är att följa regelverket, håll dokumentationen i ordning och förstå vad granskningsprocessen innebär.
En DOT-granskning omfattar båda dessa mappar för att kontrollera din dokumentation. Mappen för förarkompetens bör innehålla körkortens giltighetstider, körhistorik, medicinska intyg, förarutbildning, utredningshistorik och certifikat från vägprov. Säkerhetsregistren bör innehålla bevis på att varje förars trafikförseelser och kördokumentation granskas minst en gång var tolfte månad.
DOT-revisorer går igenom loggböckerna för att verifiera att uppgifterna är korrekta och fullständiga. Förare måste följa kraven på körtid och vilotid (hours of service), och loggarna granskas noggrant för tecken på förfalskning. Minst sex månaders register ska finnas tillgängliga för revisorn.
Vid en DOT-granskning kontrolleras att alla fordon hålls i säkert och korrekt fungerande skick. Revisorn går igenom dina dagliga fordonskontrollrapporter (efter avslutad körning) för de senaste 90 dagarna, samt årsbesiktningar, nödrustning och inspektörernas behörigheter. Underhållsregistren granskas för att säkerställa att problem som upptäckts vid inspektioner faktiskt har åtgärdats.
DOT-revisorn går igenom dina olycksregisterformulär för att avgöra om du för ett korrekt register över inträffade olyckor. Även om ditt företag inte har haft några DOT-registrerbara olyckor måste du ändå ha ett olycksregister som kan visas upp vid granskningen. Revisorn kontrollerar även fordonsmärkning, dokumentation av säkerhetsutbildning för förare samt försäkringshandlingar.
För att klara DOT-granskningen behöver du ha ett slumpmässigt testprogram som uppfyller DOT:s regler samt en mapp med drog- och alkoholtestresultat för varje förare. Du måste också ha en etablerad rutin för att rapportera testresultat. Dessutom bör chefer och bemanningsansvariga ha genomgått utbildning i hur man känner igen tecken på att en förare är påverkad av alkohol eller droger.
Om ditt företag transporterar farligt gods omfattar granskningen dina fraktunderlag för de senaste sex månaderna. Du kan bli ombedd att visa fraktbrev, fakturor eller lastbiljetter för att verifiera vilka material som transporterats. Den obligatoriska märkningen av fordonen kontrolleras också.
Se till att all dokumentation är aktuell, lättillgänglig och förvarad på ett och samma ställe. Genomför gärna egna interna granskningar regelbundet under året i stället för att bara förbereda dig när en inspektion är nära förestående. En välorganiserad verksamhet som följer DOT-reglerna löpande gör att en oväntad granskning blir betydligt mindre stressig – och minskar risken för kostsamma påföljder.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online