Vårdhem är sjukvårdsinrättningar som erbjuder rehabilitering, kvalificerad vård och långtidsvård till patienter som bor på anläggningen. Patientjournaler är handlingar som förs för varje enskild patient och omfattar en mängd olika uppgifter. Bland informationen som ingår i journalen finns sjukdomshistoria, medicinlistor, behandlingar, allergier och personuppgifter. Att föra korrekta och aktuella journaler är nödvändigt för att kunna driva en effektiv verksamhet som ger patienterna bästa möjliga vård. Genom att arkivera journalerna på rätt sätt kan de snabbt hittas, och patientinformationen blir tillgänglig när den behövs.
Arkivera patientjournaler elektroniskt. Journaler förs ofta både elektroniskt och i pappersform. Elektronisk arkivering möjliggörs med hjälp av datorprogram som är utvecklade för att lagra korrekta journaler i ett datorsystem. Vårdpersonal kan mata in information direkt i datorn, eller så kan transkriptorer anställas för att överföra medicinsk information från pappershandlingar till elektroniska filer. Elektroniskt arkiverade journaler kan skyddas med begränsad åtkomst, vilket innebär att en person behöver rätt lösenord för att komma åt informationen i journalen. Elektroniska patientjournaler används på vårdhem så att olika vårdavdelningar och vårdgivare kan få tillgång till informationen vid behov.
Vårdhem använder ofta pappersjournaler utöver elektroniska. Pappersmappar gör det möjligt att inkludera sjuksköterskeanteckningar (progressanteckningar om patientens tillstånd, behandling och vård), läkarorder, testresultat och recept. Behandlings- och medicinscheman ingår i pappersversionen av patientens journal och kan nås av sjuksköterskor och läkare vid behov. Journalerna kan arkiveras och förvaras i ett rum med begränsad åtkomst så att informationen förblir privat. Att dessutom föra pappersversioner av journalerna ger vårdhemmet ett reservsystem om problem skulle uppstå med det elektroniska arkiveringssystemet.
Välorganiserade journaler hjälper vårdhemmen att arbeta effektivt. Vårdhem har möjlighet att arkivera journaler på flera sätt, bland annat efter patientens namn, journalnummer eller primärvårdsläkare. Om pappersjournalerna arkiveras efter patienternas läkare kan alla patientjournaler för den läkaren enkelt tas fram varje gång läkaren är på plats för sina rundor. Arkivering efter journalnummer underlättar för faktureringsavdelningen, som använder nummer i stället för patientnamn när de lämnar in ersättningsansökningar till försäkringsbolag. När journalen inte längre behövs ska den läggas tillbaka på rätt plats för att säkerställa enkel åtkomst nästa gång handlingarna behövs.
Elektroniska journaler finns tillgängliga på varje dator som kör rätt program, vilket ger åtkomst till samtliga patienters journaler. Vissa program tillåter att flera datorer öppnar samma fil samtidigt, medan andra bara tillåter en dator åt gången att visa journalen, vilket kan bidra till att informationen hålls privat. Elektronisk arkivering kan också göra det möjligt för flera avdelningar – exempelvis en läkare och dennes faktureringsavdelning – att se journalen samtidigt.
Pappersjournaler är tillgängliga för dem som behöver handlingarna och kan bara ses av den som fysiskt har mappen i handen. Det förenklar sekretessen men kan skapa svårigheter om mer än en person behöver journalen samtidigt – något som kan inträffa vid en akut medicinsk situation med följande scenarier: sjuksköterskan behöver journalen för att kopiera information som ska skickas med patienten till akutmottagningen, läkaren behöver journalen för att se testresultat och progressanteckningar, och ambulanspersonalen behöver ta del av patientens sjukdomshistoria och medicinlista.
Elektroniska journaler bygger på datorprogram som tillåter olika nivåer av filåtkomst. En läkare kan till exempel ges full åtkomst till journalen genom att använda ett särskilt lösenord vid inloggning i systemet. En faktureringsspecialist får i stället ett lösenord som endast ger tillgång till den information i journalen som rör försäkrings- och faktureringsfrågor. Pappersjournaler bör förvaras i ett rum som både är praktiskt beläget och har begränsad åtkomst. Dörrlåssystem som endast släpper in personer med rätt nyckelkort, nyckelbricka eller numerisk kod hjälper till att säkerställa att journalerna förblir privata och säkra.
En välfungerande journalföring – oavsett om den sker elektroniskt, på papper eller som en kombination – är grunden för patientsäker och effektiv vård på vårdhem. Genom tydliga rutiner för arkivering, organisering och åtkomstkontroll säkerställs att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online