Medicinsk kodning steg för steg – guiden till korrekt fakturering

Medicinsk kodning innebär att man tilldelar koder som används när en patients försäkring ska faktureras. Koderna identifierar medicinska diagnoser, ingrepp, förbrukningsmaterial och tjänster. Tre kodverk används för att hitta rätt faktureringskoder och därigenom erhålla maximal ersättning för utförda tjänster: ICD-9 (International Classification of Diseases, 9:e revisionen), CPT (Current Procedural Terminology) och HCPCS (Health Care Procedure Coding System).

Observera att ICD-9 i dag har ersatts av ICD-10 i de flesta länder (i Sverige används ICD-10-SE), men arbetsgången är i princip densamma oavsett vilken version av klassifikationen som används.

Det här behöver du

• ICD-9-kodbok (eller aktuell ICD-version)
• CPT-kodbok
• HCPCS-kodbok
• Patientens besöksformulär
• Inskickningsformulär för försäkringsärende

Så går du tillväga – steg för steg

1. 1. Granska patientens besöksformulär

   Börja med att gå igenom patientens besöksformulär noggrant. Identifiera alla diagnoskoder som läkaren har angett under besöket. Kontrollera även om det finns CPT-koder för läkarbesök, material eller ingrepp som redovisats.

2. 2. Fyll i försäkringsformuläret

   Fyll i inskickningsformuläret med patientens personuppgifter och försäkringsinformation. Ärenden lämnas in på ett CMS 1500-formulär, även känt som HCFA 1500-formulär. Formuläret kan antingen skickas in elektroniskt eller via post.

3. 3. Ange diagnoskoderna

   För över diagnoskoderna från besöksformuläret till ruta 21 på försäkringsformuläret. Upp till fyra diagnoskoder kan anges. Finns det ingen diagnoskod på besöksformuläret letar du efter vad läkaren angett som slutsats av besöket. När du har identifierat tillståndet eller symtomen använder du ICD-9-boken för att översätta läkarens bedömning till en kod. Slå först upp sjukdomen eller symtomen i bokens alfabetiska del. När du hittat den numeriska koden verifierar du den i den tabellartade delen i volym ett av ICD-9. Läs alltid igenom samtliga uteslutningsnoteringar innan du fastställer rätt kod.

4. 4. Koda ingreppen

   Använd CPT-boken för att slå upp de ingrepp som utförts om du kodar för en läkarmottagning eller en öppen vårdmottagning. Utfördes ingreppet i stället på ett sjukhus återfinns koden i volym 3 av ICD-9-boken.

5. 5. Koda medicinskt material

   Använd HCPCS-boken för att koda medicinskt material för Medicare- och Medicaid-patienter. HCPCS fungerar på liknande sätt som ICD-9, med skillnaden att koderna är alfanumeriska. Slå upp huvudtermen i indexet och hänvisa därefter till koden i tabelldelen.

6. 6. Slutför och skicka in ärendet

   Mata in de korrekta koderna för alla diagnoser och ingrepp i motsvarande fält på försäkringsformuläret. Fyll i all information om läkaren eller vårdinrättningen. Skicka därefter in formuläret för att erhålla ersättning.

Tips för lyckad kodning

Noggrannhet är avgörande inom medicinsk kodning. Felaktiga eller ofullständiga koder är en vanlig orsak till avvisade försäkringsärenden och försenade betalningar. Dubbelkolla alltid diagnos- och ingreppskoder mot aktuella upplagor av kodverken och håll dig uppdaterad om ändringar, eftersom kodlistorna revideras regelbundet.