Mjukvarufel kostade medicinsk klinik 100 000 dollar i förlorad ersättning – så beräknar du förlusten och förhindrar att det händer igen

En medicinsk klinik har upptäckt att dess faktureringssystem under en längre period tyst har raderat modifierare som personalen angav när data förbereddes för inlämning av ersättningsansökningar till en tredjepartsbetalare. Felet ledde till att kliniken missade korrekta betalningar i flera månader. Klinikchefen har nu bett dig beräkna den totala förlorade ersättningen för perioden samt ta fram konkreta åtgärder som säkerställer att detta inte upprepas.

Steg 1: Fastställ den totala förlorade ersättningen

För att fastställa hur mycket ersättning som gått förlorad behöver du granska ett urval av de ansökningar som skickades in utan rätt modifierare och beräkna skillnaden mellan det belopp som faktiskt betalades ut och det belopp som skulle ha betalats om modifierarna hade inkluderats. Granskningen visar att kliniken i genomsnitt förlorade 100 dollar per ansökan på grund av mjukvarufelet.

Steg 2: Beräkna antalet berörda ansökningar

Nästa steg är att fastställa det totala antalet ansökningar som påverkades av felet. Klinikens IT-avdelning kan ta fram en lista över alla ansökningar som lämnades in under perioden då felet var aktivt. Genom att gå igenom listan uppskattar du att sammanlagt 1 000 ansökningar drabbades.

Steg 3: Multiplicera genomsnittlig förlust med antalet ansökningar

Baserat på dina uppskattningar förlorade kliniken totalt 100 dollar per ansökan × 1 000 ansökningar = 100 000 dollar i utebliven ersättning på grund av mjukvarufelet.

Steg 4: Vidta åtgärder så att felet inte upprepas

För att förhindra att samma problem uppstår igen bör kliniken genomföra följande tre åtgärder:

1. Uppdatera programvaran

Kliniken bör samarbeta med sin programvaruleverantör för att få den senaste versionen av systemet, som inkluderar en korrigering för felet där modifierare raderades.

2. Utbilda personalen på nytt

Personalen bör få uppdaterad utbildning i hur programvaran används korrekt, inklusive hur modifierare anges på rätt sätt vid registrering av ansökningar.

3. Inför en granskningsprocess för ansökningar

Kliniken bör etablera en intern kvalitetskontroll som säkerställer att alla ansökningar granskas och verifieras innan de skickas till betalaren.

Genom att genomföra dessa åtgärder kan kliniken avsevärt minska risken för att framtida ersättningsbetalningar går förlorade på grund av mjukvarufel eller administrativa misstag.