Så spårar du dokumentation för säkerhetsutbildning inom vården

Sjukvårdsinrättningar är experter på att hantera och förebygga akuta situationer. Även när ingen patient befinner sig i akut fara fokuserar sjukhus på att förebygga nödlägen genom ett gott säkerhetsarbete – för personalens, patienternas och besökarnas skull.

Utöver utbildning för en smidig vardagsverksamhet måste sjukhus även beakta risken för stämningar och anspråk på arbetsskadeersättning, samt efterleva kraven från den amerikanska arbetsmiljömyndigheten OSHA (Occupational Safety and Health Administration) och ackrediteringsorganet Joint Commission. Sjukhusledningar därför dokumenterar och följer upp all säkerhetsutbildning noggrant – både för att säkerställa och för att kunna bevisa att personalen har fått korrekt utbildning.

Instruktioner

1. 1. Utse en ansvarig funktion

   Utsed ett kontor eller en särskild befattning som ansvarar för att samordna säkerhetsutbildningen och dess dokumentation. Vissa inrättningar lägger detta ansvar på HR-avdelningen, medan andra väljer att skapa en mer specialiserad roll för ändamålet.

2. 2. Skapa checklistor

   Ta fram checklistor som beskriver alla hälso- och säkerhetsutbildningsmoduler som medarbetarna ska genomgå. Vissa sjukhus tillhandahåller all nödvändig utbildning internt för att garantera en grundlig kunskapsöverföring, medan andra låter personalen gå externa kurser för vissa delar. Checklistorna hjälper medarbetarna att förstå vad de själva behöver ordna.

3. 3. Dokumentera kurserna noggrant

   Skriv kursbeskrivningar för säkerhetsutbildningen som detaljerat redogör för allt innehåll som medarbetarna undervisas i. Inkludera en försäkran om att kursen har genomförts och att medarbetaren har deltagit i och klarat den. Kräv att både instruktörer och deltagande medarbetare signerar försäkran efter varje avslutad utbildningsmodul. Arkivera kopior både i personalakten och i efterlevnadsarkivet för säkerhetsutbildning.

4. 4. Använd digitala verktyg

   Köp in eller utveckla webbaserade säkerhetsutbildningskurser via inrättningens intranät. Kräv att medarbetare som genomför utbildningsmoduler online loggar in med sina personliga användaruppgifter, så att systemet kan spåra vem som genomför kursen och automatiskt skicka elektronisk bekräftelse om avslutade och godkända kurser till den som ansvarar för säkerhetsutbildningen.

5. 5. Ha en närvarande övervakare

   Kräv att säkerhetsansvarige eller den person som ansvarar för medarbetarnas säkerhetsutbildning närvarar vid alla interna kurser. Denna person bör föra närvarolista, verifiera deltagarnas identitet och se till att alla signerar formulär som intygar genomförd utbildning. På så vis kontrolleras inte bara all dokumentation så att den blir komplett, korrekt och omedelbart arkiverad – personen kan också agera vittne till kursen och deltagarna, ifall något skulle komma att ifrågasättas i efterhand.