Varje patient som en läkare träffar har en individuell journal. I journalen lagras patientens hälsouppgifter, såsom sjukdomshistorik, läkaranteckningar och listor över förskrivna läkemedel. Att hantera ett pappersbaserat arkiveringssystem för journaler är en känslig process som kräver att specifika rutiner följs noggrant. Annars riskerar information från en patient att hamna i en annan patients journal.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) är en federal amerikansk lagstiftning som reglerar hur patienters hälsouppgifter lagras och skyddas inom vårdorganisationer. De policyer och rutiner ni upprättar för hantering av pappersarkiv måste därför alltid överensstämma med HIPAA:s regler.
Skapa en inkorgsmapp för nya pappersdokument som ska arkiveras. Dela upp inkorgen i kategorier, till exempel "patientbedömningar", "progressanteckningar" och "laboratorieresultat". Informera klinikernas personal om att använda inkorgen och sortera pappershandlingarna korrekt.
Samla innehållet i inkorgen minst två gånger per dag, eller så ofta det är möjligt. Ta med pappershandlingarna till arkiveringsområdet eller journalrummet.
Sortera de nya pappershandlingarna i alfabetisk ordning för enkel arkivering. När en läkare tar emot en ny patient finns det ofta flera olika dokument som ska arkiveras. Lägg alla dokument för samma patient i en hög och fortsätt sedan att alfabetisera. Hålslag dokumenten så att de är redo att läggas i journalen.
Lägg de medicinska dokumenten i rätt journal. Placera handlingarna i rätt avsnitt, eftersom journaler innehåller olika avsnitt för olika typer av dokument. Var noga med detta så att du inte råkar lägga laboratorielappar i patientens faktureringsavsnitt.
När allt pappersarbete är arkiverat ska journalerna läggas tillbaka på exakt samma plats där de hittades. Journaler förvaras vanligtvis i alfabetisk ordning efter patientens efternamn.
Genomför regelbundna kvalitetskontroller för att säkerställa att pappersjournaler arkiveras korrekt. Sjuksköterskechefen eller kvalitetsansvarig på vårdorganisationen kan ha ansvar för revisionerna. Revisionen görs genom stickprov ur ett slumpmässigt urval för att upptäcka eventuella felarkiverade dokument. Felarkiverade journaler lämnas tillbaka till arkivpersonalen för rättelse.
Håll en utlåningslista i journalrummet. Instruera personalen att skriva ut journalen varje gång de tar med den ut ur rummet. Detta hjälper arkivpersonalen att hålla reda på var journalerna befinner sig, vilket är viktigt för HIPAA-efterlevnad.
Låt aldrig personer utanför personalen se pappersjournaler. Arkiveringsarbete måste utföras i ett avskilt utrymme så att patienter inte kan se andra patienters hälsouppgifter. En sådan överträdelse av HIPAA kan resultera i betydande federala böter för organisationen.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online