Regler och rutiner för diagnostik- och behandlingscenter

Policyer och rutiner (P&R) är dokumenterade arbetssätt som tas fram för att instruera personalen i hur operativa arbetsuppgifter ska utföras. En policy och rutin ska besvara varför en uppgift utförs och hur den förväntas slutföras. De skrivs vanligtvis i syfte att stödja driftledning, regelefterlevnad, ackrediteringsstandarder och juridiska krav.

Att skriva en policy och rutin

För diagnostik- och behandlingscenter bör det finnas en policy och rutin för varje förfarande, inklusive patienttester, medicinhantering, intagning och utskrivning, hantering av akuta situationer, fakturering, rengöring och förvaring av utrustning, smärtbehandling, befälskedja, processer för klagomål och avvikelse­rapportering från både patienter och anställda, schemaläggning samt kvalitetssäkring. Arbetet är oftast pågående och bör uppdateras när nya frågor uppstår eller när gamla rutiner blivit föråldrade. Manualen med policyer och rutiner bör vara ett levande referensverk som personalen använder ofta. Placera därför manualen på en central plats där alla anställda kan läsa den när som helst för att snabbt få svar på aktuella frågor.

Håll formatet enkelt och tydligt, men inkludera alla nödvändiga steg så att texten blir både koncis och heltäckande. Kom ihåg att om en händelse leder till rättsliga åtgärder kommer företagets policyer och rutiner sannolikt att granskas i domstol för att avgöra om den anställde följt riktlinjerna.

Varje policy och rutin bör innehålla följande:

• Ämne – titeln på policyn, exempelvis "Patientschemaläggning"
• Avdelning – om fler än en avdelning ingår under samma verksamhet
• Godkännanderad – namnet på kontaktpersonen
• Referensnummer – ett unikt nummer som tilldelats policyn
• Sidnumrering – för att säkerställa att alla sidor finns med
• Ikraftträdandedatum – datumet då policyn träder i kraft, vanligtvis skrivningsdatumet
• Revideringsdatum – datumet då policyn ändrats eller uppdaterats
• Policy – en enkel och tydlig formulering av syftet, exempelvis "För att säkerställa att varje patient tidsbokas för provtagning inom 4 dagar"
• Rutin – beskrivningen av hur policyn ska genomföras, som kan vara lång eller kort beroende på hur komplicerad processen är och hur många steg den innefattar

Denna lista utgör den minsta mängd information som bör ingå i varje policy och rutin. Mer information kan läggas till vid behov.

Anpassa efter nationella riktlinjer

När du skriver policyer och rutiner är det viktigt att anpassa era arbetssätt efter nationella riktlinjer. Kontakta er branschorganisation för att säkerställa att era rutiner uppfyller de riktmärken som branschledare fastställt. Er nationella organisation kan dessutom vara ansvarig för de ackrediteringsstandarder ni behöver. Exempel på nationella organisationer är JCAHO, AAAHC och AAAASF. Det finns en nationell organisation för nästan varje verksamhetsområde.

Färdigställa manualen

När alla policyer och rutiner har skrivits ska en innehållsförteckning läggas till och materialet organiseras som en lättillgänglig manual – en pärm eller en elektronisk kopia fungerar lika bra. Administrativ personal och den medicinskt ansvarige läkaren måste godkänna manualen genom underskrift. Detta dokument ska placeras som sida 1 i manualen och undertecknas initialt och därefter varje år.

Underskriftssidan bör innehålla en rad för varje person som ansvarar för att godkänna manualen. Följande uppgifter ska finnas på varje rad:
Namn i tryckt form, signatur, titel och datum.