Vilken typ av register skulle du vilja ha incidenter på arbetsplatsen som involverar någon form av diskriminering?

För att effektivt hantera och undersöka incidenter på arbetsplatsen som involverar någon form av diskriminering är det viktigt att upprätthålla korrekta och omfattande register. Här är en lista över de typer av poster du skulle vilja ha:

1. Incidentrapport:

- En formell incidentrapport ska fyllas i av den person som upplevt eller bevittnat diskriminering. Den bör innehålla detaljer som datum, tid, plats för incidenten och en noggrann beskrivning av vad som inträffade.

2. Vittnesuttalanden:

– Om det fanns några vittnen till den diskriminerande händelsen ska deras uttalanden antecknas. Dessa uttalanden kan ge ytterligare perspektiv och stöd för den enskilde som lämnar in rapporten.

3. Kommunikationsposter:

- Håll register över all kommunikation relaterad till incidenten, inklusive e-post, textmeddelanden eller skrivna anteckningar. Dessa kan vara värdefulla för att fastställa en tidslinje för händelser och karaktären av diskrimineringen.

4. Fysiska bevis:

- Om det finns några fysiska bevis relaterade till händelsen, såsom dokument, inspelningar eller skärmdumpar, bör de samlas in och bevaras.

5. Personaldokumentation:

- Föra register över alla åtgärder som vidtagits av personalavdelningen som svar på incidenten. Detta inkluderar alla utredningar, intervjuer som genomförts och eventuella disciplinära åtgärder som vidtas.

6. Policy- och procedurdokument:

- Ha kopior av företagets policyer och förfaranden relaterade till diskriminering, trakasserier och lika möjligheter till anställning i register. Dessa dokument visar organisationens engagemang för att förebygga och åtgärda sådana incidenter.

7. Träningsrekord:

- Föra register över all utbildning som ges till anställda om diskriminering, mångfald, inkludering och känslighet. Dessa register kan visa att organisationen är proaktiv för att förhindra diskriminering.

8. Juridiska dokument:

- Om incidenten eskalerar till en juridisk fråga, till exempel en rättegång eller en utredning av en tillsynsmyndighet, behåll all juridisk dokumentation som är relaterad till ärendet, inklusive domstolsbeslut, förlikningsavtal eller eventuella resultat från utredningar.

9. Korrigerande handlingsplaner:

- Om några korrigerande åtgärder vidtas som ett resultat av incidenten, såsom ändringar av policyer, procedurer eller disciplinära åtgärder, dokumentera dessa åtgärder och deras resultat.

10. Sekretessavtal:

- Om några sekretessavtal undertecknas av parterna som är inblandade i händelsen, spara kopior av dessa avtal.

Genom att upprätthålla dessa typer av register kan organisationer säkerställa noggrann dokumentation av incidenter på arbetsplatsen som involverar diskriminering, underlätta rättvisa utredningar och visa ett åtagande att upprätthålla en diskrimineringsfri arbetsmiljö.