Hur länge måste leverantörer föra register inom hemvårdsprogrammet i Ohio?

Leverantörer som deltar i hemvårdsprogrammet (Home Care Program) i delstaten Ohio är normalt skyldiga att spara sina register i sex år från den dag de mottar betalning. Det finns dock undantag: om en granskning (revision) påbörjas kan kraven på arkivering sträcka sig längre än så.

Sparas i sex år

Delstaten Ohio ställer ett antal krav på leverantörer som ingår i hemvårdsprogrammet. Ett av dessa krav är att all dokumentation ska bevaras i minst sex år. Regeln gäller oavsett typ av tjänst och syftar till att säkerställa att uppgifter kan kontrolleras även långt efter att vården har utförts.

Fristen räknas från betalningsdatumet

Det är viktigt att notera att sexårsperioden börjar löpa den dag betalningen mottas – inte den dag tjänsten faktiskt utfördes. I praktiken innebär det att sparfristen kan bli ännu längre totalt sett, eftersom det ofta går en viss tid mellan vårdtillfället och utbetalningen.

Undantag vid revision

Om leverantören blir föremål för en revision gäller särskilda regler. De register som omfattas av granskningen ska sparas tills revisionen är helt avslutad – även om den ordinarie sexårsperioden redan har passerat. Först när granskningen är klar får underlagen gallras.

Sammanfattning

Kort sagt gäller följande huvudregler för registerhållning inom hemvårdsprogrammet i Ohio:

• Sex års sparplikt från mottagen betalning.
• Betalningsdatum, inte vårdtidpunkten, avgör när fristen startar.
• Pågående revision förlänger sparplikten till dess att granskningen är fullständigt avslutad.