Medicinsk utrustning är oftast mycket kostsam, och när den försvinner drabbas vårdenheten inte bara ekonomiskt – det kan också leda till avbrott i verksamheten och försämrad patientvård. Särskilt när offentliga medel använts för att förvärva tillgångar är det av yttersta vikt att dessa kan redovisas till alla tidpunkter. Enligt forskning från Southern Methodist University om rutiner för statliga bidrag är det ett standardkrav i offentliga avtal att bidragsfinansierade tillgångars placering redovisas – allt från anskaffning fram till kassering.
I en hektisk offentlig miljö som ett sjukhus kan dock övervakningen av utrustning vara en verklig utmaning. Här följer sex konkreta steg för att få bättre kontroll över sjukhusets tillgångar.
Gör avdelningscheferna personligt ansvariga för redovisningen av de tillgångar som finns under deras kontroll. Sjukhusledningen bör ha gedigen kunskap inom lagerstyrning och förlusthantering från sin utbildning. Inventarielistan ska innehålla detaljerad information om all utrustning, exempelvis serienummer, inköpspris, anskaffningsdatum, placering inom sjukhuset, skick, avskrivning och restvärde. Utrustning som delas mellan olika avdelningar bör alltid ha en angiven hemmaplan som den används från.
Förse samtliga tillgångar med ett unikt serienummer och en motsvarande etikett. Etiketterna måste vara slitstarka och tåla både sterilisering och desinficering. De kan även förses med streckkod för att snabba upp identifieringen vid revisioner och inventeringar. Överväg även elektroniska taggar som underlättar spårningen – högvärderad utrustning kan till och med utrustas med GPS-spårare för att lättare kunna lokaliseras.
För utrustning som ofta lånas ut till patienter, som rullstolar och kryckor, behöver det finnas ett tydligt protokoll som dokumenterar tillfälliga utlån. Det är nämligen inte ovanligt att den här typen av artiklar dyker upp till försäljning i second hand-butiker, helt enkelt för att de aldrig återlämnats till sjukhuset. Om möjligt, inför ett system med återbetalbar depositionsavgift som kan kompensera förlustkostnaderna när artiklar inte kommer tillbaka.
Reservera ett skyddat utrymme i varje avdelning för förvaring av dyr utrustning. Eftersom sjukhus är offentliga byggnader är vissa förluster svåra att undvika – men de kan minimeras betydligt om det finns praktiska och säkra platser att förvara utrustningen på.
Ett tydligt protokoll för lagerkontroll bör fastställa tidsramar för när den löpande inventeringen ska uppdateras samt när återkommande revisionsinventeringar ska genomföras. Regelbundna inventeringsrevisioner är avgörande för att kunna följa förlustnivån och i god tid identifiera problemområden.
Gå regelbundet igenom utrustningsförlusterna för att upptäcka uppenbara trender eller mönster. I områden där förlusterna är som störst kan övervakningskameror behövas installeras för att ta reda på orsakerna bakom problemet.
Genom att kombinera ett strukturerat lagersystem, tydliga ansvarsroller och modern spårningsteknik kan sjukhuset minska sina förlaster avsevärt, skydda offentliga medel och samtidigt säkerställa att patienterna alltid har tillgång till den utrustning de behöver.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online