Har din mottagning, klinik eller vårdinrättning funnits i drift några år väntar ett betydande arbete: att överföra samtliga pappersjournaler till elektronisk form. I USA har lagen Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH) avsatt miljarder dollar för att driva landets övergång till elektroniska patientjournaler. Att välja rätt journalsystem (EMR-system) för verksamheten kräver gott om eftertanke, noggranna överväganden och teknisk insikt – själva digitaliseringen av de gamla pappersjournalerna kräver däremot framför allt tålamod och beredskap på repetitiva arbetsmoment.
Kom också ihåg att sekretess- och skyddskraven i Sverige och övriga EU regleras av GDPR, vilket motsvarar de amerikanska HIPAA-kraven som nämns nedan. Principerna är desamma: känsliga patientuppgifter ska hanteras, lagras och raderas på ett säkert och spårbart sätt.
Börja med att gå igenom kraven på bilagor och arkivfiler för det journalsystem du valt. Ta reda på vilka filtyper systemet accepterar, lagrar och kan integrera för framtida bruk. Bestäm även hur många journaler som behöver överföras. Innan du väljer den mest kostnads- och tidseffektiva metoden måste du förstå projektets fulla omfattning.
Öppna en patients journal i ditt journalsystem och välj alternativet att ladda upp dokument som bifogas journalposten.
Lägg dokumentet plant på kontorets skanner och stäng locket innan du väljer alternativet skanna-till-uppladdning i programvaran. Om en dialogruta erbjuder möjligheten, ange hur många sidor dokumentet består av. De flesta programvaror klarar flersidiga skanningar som samlas i en enda uppladdningsfil.
Om ditt journalsystem inte hanterar flersidiga skanningar kan du skanna dokumentet till Adobe Acrobat eller ett annat bildprogram som skapar en PDF-fil, och därefter ladda upp filen i systemet. Radera original-PDF-filen så snart uppladdningen lyckats. Flytta inte bara filen till papperskorgen – se till att den raderas permanent för att uppfylla HIPAA-reglerna. Eftersom denna metod skapar ett elektroniskt mellandokument som inte uppfyller sekretesskraven är det ett alternativ du bör undvika närhelst det är möjligt.
Ett alternativ är att mata in uppgifterna från pappersjournalerna manuellt för att fylla de elektroniska patientjournalerna. De flesta journalsystem kan registrera historisk information. Fördelen är att personalen slipper läsa av skanningar vid granskning av patientjournaler – historiska data blir i stället lättillgängliga och fullt integrerade i det nya systemet. Väg dock tids- och arbetskostnaderna noggrant innan du väljer denna väg, eftersom manuell inmatning oftast tar betydligt längre tid än skanning.
Förvara kvarvarande pappersjournaler säkert och skyddat i enlighet med gällande sekretessriktlinjer. Om du under konverteringsprocessen upptäcker gamla journaler som bör förstöras, gå först igenom regelverket för gallring av patientjournaler och agera därefter fullt ut i enlighet med det. På samma sätt som vid radering av digitala mellandokument ska förstörelsen ske spårbart och permanent.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online