Så kodar och arkiverar du medicinska journaler på rätt sätt

Patientinformation inom vården bör lagras som en "enhetsjournal", vilket innebär att all information förvaras tillsammans eller snabbt kan nås som ett sammanhängande register. För att lagra journalinformation finns det flera olika kodnings- och arkiveringsmetoder inom sjukvården. Hur journalerna kodas för arkivering bestäms av varje vårdinrättning, beroende på vilken lösning som bäst tillgodoser dess behov. Med hänsyn till dataskydd och patientintegritet rekommenderas dock inte att journaler arkiveras efter personnummer.

Vad du behöver

• Arkivmappar för journaler
• Etiketter

Instruktioner

1. Diskutera behoven med personalen

Det bästa sättet att bygga upp ett fungerande arkiveringssystem är att först diskutera vad läkare, sjuksköterskor, övrig klinisk personal och administratörer behöver i sitt dagliga arbete med patienter. Genom att förstå fördelarna och nackdelarna med nuvarande system läggs grunden för att ett nytt arkiveringssystem ska lyckas.

2. Undersök olika kodnings- och arkiveringssystem

Varje arkiveringssystem är utformat för att möta specifika behov i olika verksamhetsmiljöer. De vanligaste systemen är:

Numeriskt system med färgkoder – baseras på tilldelade journalnummer (löpnummer som skapas av ett datorsystem eller ordnas efter datum), där varje siffra har en motsvarande färg.
Alfabetiskt system – sorterar vanligtvis journalerna efter patientens efternamn.

3. Bestäm vilket system som passar din organisation bäst

Kombinerade numeriska system med färgkoder är den mest använda formen av medicinsk arkivering. Dessa system passar bäst för större organisationer eftersom det finns utrymme att lägga till nya journaler inom kombinationerna av siffror. Vissa organisationer använder istället alfabetisk kodning, oftast efter patientens efternamn. Det systemet fungerar dock bäst i mindre verksamheter med låg patientomsättning, eftersom många liknande efternamn kan göra att sökning och återhämtning av journaler blir tidskrävande.

4. Använd lämpliga kodade arkivmappar

När arkiveringsmetoden är vald placeras informationen i rätt arkivmapp. Många mappar kan köpas med förtryckta färger och sifferblock. Mindre mottagningar som använder färgkodning kan istället köpa färgkodade nummerdekaler och fästa dem på mapparnas flikkant. När journalerna har kodats ska även patientens namn och journalnummer skrivas på eller etiketteras på mappens framsida.

5. Kontrollera att koderna stämmer överens med patientuppgifterna

Säkerställ alltid att kodinformationen på mappen matchar patientuppgifterna inuti journalen. Eftersom medicinska journaler är juridiska dokument i patientvården är det avgörande att rätt information kan hittas snabbt under pågående behandling.