Vad är ett leveransformulär?
Leveransformuläret (supply formulary) är ett logistiskt koncept inom den institutionaliserade hälso- och sjukvården som i grova drag kan jämföras med "just in time"-konceptet inom industrin. Grundidén är att endast beställa de medicinska förbrukningsvaror som faktiskt behövs, och att göra det strax innan behovet uppstår. Samtidigt ska de produkter som används standardiseras för att undvika duplicering och slöseri.
Ett leveransformulär är i praktiken en uppsättning regler som personal på sjukhus, inom långtidsvård och hos hemsjukvårdsorganisationer bör följa när de beställer material och förbrukningsvaror. Genom att arbeta strukturerat med inköpsprocessen kan vårdorganisationer både sänka kostnaderna och höja kvaliteten i vården.
Instruktioner: Så bygger du upp ett leveransformulär
- Utvärdera verksamhetens nuvarande rutiner. Granska din vårdinstitutions inköpspraxis och identifiera var kostnader och slöseri uppstår vid beställning av material.
- Skaffa ledningens stöd och bilda en arbetsgrupp. Se till att en chef eller tjänsteman på ledande nivå stödjer idén om ett leveransformulär. Bilda därefter en kommitté, gärna under namnet "formulärarbetsgruppen" eller "formulärstyrgruppen".
- Samarbeta med läkarna. Ta fram tillsammans med läkarkåren ett protokoll för hur data om deras beställningar ska samlas in. Utse dessutom formuläransvariga för varje avdelning inom organisationen.
- Samla in rådata. Använd det protokoll som läkarna har godkänt för att samla in underlaget systematiskt.
- Mät och rensa data. Kontrollera att läkarna aktivt deltar och att de information de lämnar är tillförlitlig. Identifiera vilka inköp som återkommer regelbundet och vilka som är unika.
- Analysera det bearbetade underlaget. Beakta historisk användning, produktfunktion, användarvänlighet, kvalitet, livslängd, måttenheter och priser för att hitta sätt att sänka kostnaderna och öka effektiviteten.
- Säkra organisationens acceptans. Presentera det formulär som tagits fram utifrån den analyserade datan och se till att hela organisationen ställer sig bakom det.
- Implementera och följ upp. Inför formuläret i verksamheten och mät kontinuerligt hur väl personalen efterlever det.
Tips för lyckad implementering
För att leveransformuläret ska bli en naturlig del av vardagen är det viktigt med tydlig kommunikation, regelbunden uppföljning och möjlighet till återkoppling från personalen. Utse gärna en ansvarig person som kontinuerligt uppdaterar formuläret i takt med att nya produkter och nya behov uppstår. En årlig genomgång av sortimentet hjälper organisationen att hålla kostnaderna nere och kvaliteten uppe över tid.
