Så blir din medicinska mottagning HIPAA-kompatibel

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) är en amerikansk lagstiftning som innehåller bestämmelser för att skydda patientinformation. Medarbetare på medicinska mottagningar måste se till att patienters identitet och behandlingsuppgifter inte läcker ut till andra patienter eller utomstående. En mottagning som inte följer HIPAA-reglerna riskerar allvarliga juridiska konsekvenser, inklusive böter och rättsliga sanktioner.

Här är fem konkreta steg för att hjälpa din mottagning att uppfylla HIPAA-kraven i den dagliga verksamheten.

Instruktioner

1. Följ telefonprotokoll

   En medicinsk mottagning måste ha tydliga riktlinjer för vilken information som får lämnas ut via telefon. Vissa personer, exempelvis försäkringsrepresentanter eller anhöriga, kan vara behöriga att ta del av patientuppgifter, men övriga uppringare bör endast få grundläggande information som inte strider mot HIPAA. Se till att alla medarbetare kan reglerna utantill och vet vem som har behörighet till vad.

2. Skydda arbetsstationerna

   Datorer ska alltid vara låsta när användaren lämnar sin plats. Detta förhindrar obehörig åtkomst till journaler och känsliga register. Använd starka lösenord, aktivera automatisk låsning efter kort inaktivitet och begränsa åtkomsten till patientsystem endast för behörig personal.

3. Skydda pappersdokument

   Dokument som sjukförsäkringsansökningar och fakturor ska vändas upp och ner när den ansvarige lämnar sitt skrivbord. Fysiska akter måste förvaras i låsta skåp eller lådor där de inte kan läsas av någon som passerar förbi. Ordning och reda vid receptionen är avgörande för patientsäkerheten.

4. Använd godkända sopkärl och dokumentförstörare

   Många kontor arbetar med färgkodade soptunnor – en uppsättning för vanligt avfall som matrester och förpackningar, samt en täckt och säker uppsättning för dokument. Papper som läggs i de säkra behållarna förstörs med dokumentförstörare varje dag, medan övrigt avfall töms av städpersonalen på kvällen. På så sätt når aldrig känsliga uppgifter fel händer.

5. Utbilda personalen

   Välinformerad personal blir betydligt bättre på att följa HIPAA-reglerna – och förstår dessutom varför de är viktiga. Regelbundna genomgångar och samtal om lagstiftningen hjälper hela teamet att dra åt samma håll och minskar risken för misstag. Överväg även årliga återutbildningar och interna rutiner för att rapportera misstänkta incidenter.