Så utvecklar du en effektiv katastrofplan – steg för steg

Katastrofer kan inträffa när som helst och var som helst. Det finns ingen logik i varför naturkatastrofer uppstår, och ibland ges ingen eller alldeles för kort varning för att du ska hinna följa en ordentlig beredskaps- och evakueringsplan. Efter en katastrof är det avgörande att veta vilka steg som krävs på vägen mot återhämtning. En katastrofplan är ett verktyg som hjälper dig att navigera genom det som behöver göras – både före, under och efter händelsen.

Det här behöver du

• Karta över byggnad, anläggning eller område
• Kopia av evakueringsplanen
• Lista över alla personer med driftsansvar, inklusive kontaktuppgifter
• Kontaktuppgifter till räddningstjänsten och andra första insatser

Instruktioner

1. Samla all relevant dokumentation

Börja med att samla alla dokument som rör den pågående verksamheten i ditt företag, din byggnad eller ditt område. Se till att du har uppdaterade kopior av dina evakuerings- och beredskapsplaner. Gör nödvändiga ändringar så att planerna speglar den senaste informationen om verksamheten och omgivningen.

2. Identifiera de viktigaste processerna och behoven

Gör en lista över de mest kritiska processerna och behoven för din verksamhet eller ditt område. Ett företag behöver exempelvis telefoner, internet och el för att kunna starta upp verksamheten igen efter en katastrof – dessa poster bör listas tillsammans med övriga nödvändigheter. Ett område, som en stad eller kommun, kräver delvis samma grundläggande resurser men har även ytterligare behov, som rinnande vatten samt fungerande vägar och motorvägar.

3. Lista nyckelpersoner och bestäm samlingsplats

Lista alla viktiga personer som ska kontaktas omedelbart efter en katastrof. Bestäm en i förväg överenskommen samlingsplats samt en alternativ plats, så att teamet av nyckelpersoner kan träffas snabbt efter händelsen och börja planera hur verksamheten ska komma igång igen.

4. Utarbeta den formella katastrofplanen

Skapa din formella katastrofåterställningsplan som anger vem som har ansvar för att kontakta alla efter en katastrof, kontaktpersonens uppgifter, den överenskomna samlingsplatsen om primärplatsen inte kan användas samt de omedelbara åtgärder som vidtas för att återgå till normalläge. Beskriv i så stor detalj som möjligt vem som ansvarar för vad, och se till att utse ersättare ifall de primära kontakterna inte kan nås på grund av katastrofen.

5. Distribuera planerna till alla berörda

Distribuera kopior av alla beredskapsplaner till alla i din organisation eller ditt område, så att alla vet hur de ska agera vid en katastrof. Kontrollera att alla parter också har en kopia av de steg som beskrivs i katastrofåterställningsplanen.

6. Samla in feedback och uppdatera regelbundet

Be alla berörda om synpunkter på planen och ta emot önskemål och förslag. Genomför ändringar och uppdateringar av planen efter behov, och se över den regelbundet så att den alltid är aktuell.