Elektroniska journalsystem är en betydande investering. Enligt en artikel av läkaren Bryan Bergeron, publicerad via PubMed Central, ligger kostnaden vanligtvis mellan 2 000 och 20 000 dollar per läkare. När du väl har valt rätt system för din mottagning är nästa viktigaste uppgift att hålla systemet uppdaterat och i gott skick – varje dag, vecka efter vecka.
Övervakningen av systemunderhållet bör tilldelas en särskild medarbetare i din verksamhet. Vilka konkreta åtgärder som krävs beror på vilken typ av journalsystem ni använder. Som ny användare bör du be den ansvarige att regelbundet kontakta leverantören för att ta reda på deras uppdateringsschema. Ställ frågor som: När sker planerade uppgraderingar? Hur ofta släpps säkerhetspatchar? Vilka kontaktuppgifter gäller för kundsupport?
Leverantören bör informera er när en systemuppdatering eller uppgradering behövs för att systemet ska fungera korrekt. Saknar ni teknisk kompetens internt, arbeta tillsammans med systemleverantören eller en extern konsult för att uppgradera och felsöka det elektroniska journalsystemet.
Beroende på systemtyp är antingen serverprestandan eller hastigheten på er internetuppkoppling helt avgörande för att systemet ska fungera bra.
Serverbaserat system: Har ni ett serverbaserat system kan ni själva genomföra uppgraderingar och förbättringar av servrarna på plats. Det ger er möjlighet att göra omedelbara ändringar och anpassningar. Om ingen IT-person anställts för att underhålla och uppdatera servrarna, fråga leverantören om de erbjuder applikationsstöd – vissa leverantörer har supportavtal, andra tillhandahåller konsulter. Tänk på att serverbaserade system oftast är dyrare i inköpsfasen och kräver mer löpande underhåll. Se dessutom till att servrarna är ordentligt säkrade för att skydda era patientdata.
Internetbaserat system: Använder ni ett internetbaserat system, utse en medarbetare som tar emot e-post från leverantören när en uppdatering är klar för nedladdning. Denna systemtyp är billigare vid start eftersom inga servrar behöver hyras eller köpas in – uppgraderingar och uppdateringar sker direkt via internet. För att systemet ska fungera smidigt krävs dock en höghastighetsanslutning. Verkar programvaran långsam beror det oftast på internethastigheten. Följ därför upp er internetleverantör (ISP) regelbundet och kontrollera att ni har den snabbaste tjänst som finns tillgänglig i ert område – leverantörer uppgraderar ofta sina tjänster utan att aktivt informera sina kunder.
Uppdatera innehållet vid behov – noggrant underhållen data är avgörande för hela systemet, och medicinsk information förändras kontinuerligt. Lär upp den medarbetare som kommunicerar med leverantören att räkna med återkommande datauppdateringar. Skapa kalenderpåminnelser så att inga uppdateringar missas, och följ upp hos er konsult eller leverantör om en datauppdatering inte kommer enligt schema.
Kommunicerar ert journalsystem med ett fakturerings- eller kodningssystem är det extra viktigt att data hålls aktuella, eftersom detta kan ge ökad ersättning tack vare systemens teknik. Beroende på vilken systemtyp ni har kan data hämtas direkt från internet, medan leverantören eller konsulten vid serverbaserade system får installera datauppdateringarna åt er.
Genom att utse en ansvarig person, aktivt övervaka er infrastruktur – oavsett om ni kör på egna servrar eller i molnet – och se till att all data hålls aktuell, skyddar ni både er investering och kvaliteten i vården. Ett välskött journalsystem ger tryggare vardag för både personal och patienter.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online