Medicinsk fakturering är en lönsam bransch som kan bedrivas hemifrån. CMS HCFA 1500 är det godkända ansökningsformuläret som används av läkare, fysioterapeuter och verksamheter som exempelvis företag inom medicintekniska produkter för att informera försäkringsbolag om vilka tjänster eller produkter patienten har tagit emot.
Följer du stegen nedan noggrant kommer du att kunna lämna in ett försäkringsanspråk korrekt. De flesta steg är självförklarande, men vissa kräver ytterligare förklaring – och det går vi igenom här.
Det här behöver du
- CMS HCFA 1500-programvara
- ICD-9 CM-kodbok (aktuell årsupplaga)
- CPT-kodbok (aktuell årsupplaga)
Steg-för-steg-instruktioner
Patient- och försäkringsuppgifter
- Skriv ett x i rutan bredvid den försäkring du ska fakturera i ruta 1.
- Ange försäkrings-ID-numret för försäkringstagaren i ruta 1a. Försäkringstagaren är den person vars namn står på försäkringskortet.
- Uppge alltid namn i ordningen: efternamn, förnamn.
- Ange eventuell ytterligare information om försäkringstagare i ruta 9. En patient kan ha sekundärt försäkringsskydd via en förälder, make/maka eller sig själv. Fyll i rutorna 9a till 9d med den sekundära försäkringstagarens uppgifter. Finns ingen sekundär försäkring lämnar du avsnittet tomt.
- Skriv ett x i rutorna i avsnitt 10 för att ange ja eller nej på frågan om anspråket är olycksrelaterat. Är patientens ärende inte kopplat till en olycka väljer du "Nej" för samtliga alternativ.
- Ange SOF ("signature on file", dvs. signatur på fil) i rutorna 12 och 13, förutsatt att patienten har undertecknat samtyckesformuläret för att få dela sina uppgifter med försäkringsbolaget du fakturerar. Du måste kunna uppvisa bevis på underskrifterna om verksamheten granskas vid revision.
Information om sjukdom och olycka
- Ange datumet för olyckan eller datumet då patienten insjuknade i ruta 14. Ruta 14 behöver endast fyllas i om sjukdomen eller skadan rör de tjänster patienten har tagit emot.
- Fyll i ruta 15 om försäkringsbolaget behöver veta när patienten tidigare haft den sjukdom som anges i ruta 14.
- Ange "från–till"-datum för perioden patienten är borta från arbetet i ruta 16. Den här delen av formuläret används för anspråk inom arbetslivsförsäkring (Workers' Compensation).
- Ange den läkare som remitterade patienten i ruta 17. Ruta 17a är avsedd för läkarens UPIN-nummer (Unique Provider Identifier), medan ruta 17b är reserverad för NPI-numret (National Provider Identifier).
- Välj "Ja" om laboratorieprover togs utanför din mottagning och ange i ruta 20 det belopp som behöver återbetalas.
Diagnoser, procedurer och kostnader
- Ange upp till fyra diagnoskoder i ruta 21. Läkaren tillhandahåller diagnosinformationen, men du kan behöva slå upp rätt koder i din ICD-9-kodbok.
- Fyll i ruta 22 endast om du fakturerar Medicaid. Referensnumren tillhandahålls av Medicaid.
- Ange eventuella godkännandenummer i ruta 23. Krävs förhandsauktorisering för en tjänst eller produkt måste försäkringsbolaget ha underrättats i förväg och får i så fall ge dig ett godkännandenummer.
- Ange "från–till"-datum för när patienten tog emot tjänster eller produkter i fälten under ruta 24a.
- Ange tjänsteställe under ruta 24b. Varje typ av tjänsteställe representeras av en tvåsiffrig kod.
- Markera om tjänsten utgjorde ett akut ärende genom att skriva Y (yes/nej-variant: yes) eller N (no) under ruta 24c.
- Ange CPT-koden (Current Procedural Terminology, enligt American Medical Association) i ruta 24d. Slå upp koden för den produkt eller tjänst du levererat till patienten. Kom ihåg att inkludera eventuella modifierare till CPT-koden, till exempel vid ingrepp utförda på höger sida av kroppen. En förteckning över modifierare bör finnas i din CPT-kodbok.
- Ange 1, 2, 3 eller 4 under ruta 24e för att koppla procedurkoden till den diagnos du angav i ruta 21.
- Fyll i kostnaderna för tjänsten eller proceduren i ruta 24f. Ange antalet tjänster eller produkter i ruta 24g. Gå därefter till ruta 24j och ange NPI-numret för produkt- eller tjänsteleverantören.
Avslutande uppgifter och signaturer
- Ange den fakturerande vårdgivarens skatte-ID och markera EIN i ruta 25. Hoppa över ruta 26 om du inte behöver en intern referens.
- Välj alltid "Ja" för att acceptera uppdragstilldelning (assignment) i ruta 27.
- Ange de totala kostnaderna du fakturerar för i ruta 28; redan erlagda belopp anges i ruta 29 och den återstående summan i ruta 30.
- Låt läkaren eller vårdgivaren underteckna i ruta 31. Ange namn och adress på patienten som tagit emot tjänster eller produkter i ruta 32 och inkludera NPI-numret i ruta 32a. Ange slutligen den vårdgivare eller anläggning som lämnar in anspråket i ruta 33, med tillhörande NPI-nummer i ruta 33a.
När samtliga fält är korrekt ifyllda kan anspråket skickas in till försäkringsbolaget. Dubbelkolla alltid koderna och beloppen innan du skickar – felaktiga uppgifter är den vanligaste orsaken till avslagna anspråk och försenade betalningar.
