Säkerhetsutbildning är obligatorisk inom de flesta branscher. Företag riskerar böter om en myndighetsinspektör upptäcker att de anställda inte har fått korrekt säkerhetsutbildning, och vid olyckor med personskada eller dödsfall kan straffavgifterna bli betydande. Både stora och små företag bär ansvaret för att hålla reda på de anställdas utbildning.
Även en småföretagare med färre än hundra anställda kan ha svårt att överblicka varje persons utbildningsstatus och när kurser behöver förnyas. Stora bolag söker ofta extern hjälp eller lägger en hel avdelning på att administrera utbildning, arbetsplatsskador och andra säkerhetsfrågor. Här följer de vanligaste metoderna för att hålla ordning på säkerhetsutbildningen – internt eller via outsourcing.
Köp programvara för utbildning och uppföljning. Det finns specialiserade system från leverantörer av företags- och säkerhetsresurser. Utvärdera de olika alternativen noggrant innan du köper. Programvaran installeras på företagets eller säkerhetsavdelningens datorsystem och kan konfigureras så att den automatiskt varnar säkerhetschefen när utbildning behöver genomföras. Varje anställds utbildningsregister förs in i systemet, vilket ger en enkel och tydlig översikt.
Inför ett automatiserat lärhanteringssystem (LMS). Med ett webbaserat system kan företaget förvalta de anställdas register online. Även om hanteringen sker digitalt behåller företaget full kontroll över uppgifterna. Nya utbildningskrav och personalförändringar kan läggas till när som helst.
Använd kalkylblad i mindre företag. Mindre företag har ofta en säkerhetschef på plats som ansvarar för att dokumentera utbildningen. För denna person räcker det ofta med ett välstrukturerat kalkylblad för att följa upp och schemalägga de anställdas kurser.
Organisera uppföljningen i stora koncerner. Nationella eller globala bolag har ofta en central säkerhets- eller HR-avdelning. De enskilda divisionerna kan då behöva utse en person eller funktion som dokumenterar utbildningen lokalt. Koncernledningen skickar regelbundet representanter till varje division för att granska registren, eller kräver att dokumentationen rapporteras in via ett gemensamt onlinesystem.
Samla alla tjänster hos en leverantör. Om du lägger ut utbildningen på entreprenad bör du om möjligt använda samma partner för allt. Entreprenören kan hålla reda på vilka kurser varje medarbetare har genomfört och påminna ledningen när förnyelser förfaller. Observera dock att entreprenören normalt inte har tillgång till personalakterna. Schemalägg därför nyanställdas utbildning i förväg och med jämna mellanrum – ditt företag bedömer själv behov och grup storlek utifrån säsong eller verksamhetens krav.
Lägg ut registerhållningen. Behovet av att outsourca utbildnings- och personalregister uppstår oftast i större företag. Kontakten sker antingen online eller genom personliga besök av entreprenörens representanter. Många entreprenörer erbjuder mer än bara administration – vissa tillhandahåller eller samordnar också själva säkerhetsutbildningen.
Välj helt digitala lösningar. Outsourcing kan ske helt online: medarbetarna genomför sina kurser digitalt och får ett certifikat eller annat intyg som arkiveras i deras personalunderlag. Entreprenören håller reda på samtliga utbildningar och notifierar ledningen automatiskt när ytterligare onlineutbildning krävs.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online