Korrekt hälso- och säkerhetsdokumentation är lagstadgad och avgörande för ansvarsskyldighet, trender och kontinuerlig förbättring. Följ dessa steg för att säkerställa fullständighet och efterlevnad.
Steg-för-steg-process
- Använd rätt formulär – Varje incidenttyp (skada, nära olycka, risk, sjukdom) har ett dedikerat formulär (OSHA 300, 301, 300A; företagsspecifika). Aldrig improvisera.
- Fyll i alla fält – Datum, tid, exakt plats, inblandade personer, vittnen, utrustning, utfört arbete. Inga tomma fält – skriv "Ej tillämpligt" om det inte gäller.
- Beskriv objektivt – Redogör fakta kronologiskt: vad som hände, vad som observerades, omedelbara åtgärder. Undvik åsikter, anklagelser eller spekulationer.
- Inkludera rotorsaksanalys – För betydande incidenter, använd 5 Varför, Fiskbensdiagram eller TapRooT® för att identifiera systemiska faktorer.
- Dokumentera korrigerande åtgärder – Specifika, mätbara, tilldelade, med tidsfrister. Följ upp till avslut.
- Signera och datumförse – Upprättare, granskare, godkännare (enligt organisationshierarki). Elektroniska signaturer acceptabla om validerade.
- Lämna in i tid – Inom krävda tidsramar (t.ex. OSHA 301 inom 7 kalenderdagar; dödsfall inom 8 timmar).
- Behåll handlingar – OSHA 300 loggar: 5 år. Arbetsskadeersättning: per statlag (ofta 10+ år).
Bästa praxis för skrivande
- Tydligt, koncist, aktiv röst ("Anställd glitt på våt golv" inte "Golvet glitt på").
- Ingen fagterminologi eller förkortningar utan definition.
- Läs korrektur för noggrannhet – fel undergräver trovärdighet.
- Bifoga foton, diagram, säkerhetsdatablad, vittnesmål.
Vanliga fallgropar att undvika
- Försenad rapportering
- Ofullständig vittnesinformation
- Vaga beskrivningar ("skadade ryggen")
- Saknade korrigerande åtgärder
- Arkivering i fel system/plats
Noggrann dokumentation skyddar arbetare, säkerställer efterlevnad och driver förebyggande arbete.
