HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) är en amerikansk lagstiftning från 1996 som består av en rad integritetsregler. Reglerna är utformade för att skydda enskilda personers rätt till sekretess gällande deras konfidentiella journaler och hälsodata. Medicinsk transkription är den metod som används för att dokumentera vårdjournaler, vilket innebär att HIPAA-reglerna även gäller detta område. Vid överträdelser kan påföljder som böter och fängelsestraff utfärdas.
Det är avgörande att patientinformation inte delas med någon annan än de parter som informationen var avsedd för. Därför måste tydliga rutiner och säkerhetsåtgärder införas för att garantera detta.
Välj HIPAA-efterlevnadsprogramvara av hög kvalitet som har ett onlinebaserat utbildningsläge. Detta säkerställer att all personal kan utbilda sig när det passar under arbetsdagen. Sätt dock en tidsgräns för när utbildningen ska vara genomförd – utan undantag. Ett certifikat ska skrivas ut efter avslutad utbildning och arkiveras i medarbetarens personalmapp samt i avdelningens handlingar.
Band kan gå förlorade, tappas bort eller bli stulna. Vissa sjukhus och försäkringsbolag har egna medicinska transkriberare på plats, men många väljer att lägga ut transkriptionen hos externa företag. Alla röst- och datafiler som överförs via internet ska krypteras, och endast företaget respektive transkriptionstjänsten bör känna till koden. Detta garanterar säkerheten och efterlevnaden av HIPAA.
Alla medicinska transkriberare – liksom övrig personal med tillgång till patientjournaler – ska arbeta vid lösenordsskyddade arbetsstationer. Ingen ska kunna öppna en anställds filer utan att ange ett giltigt lösenord. Inför dessutom ett system som kräver att medarbetarna byter lösenord var 30:e till 60:e dag.
Se till att medarbetarna får fortlöpande utbildning om nya HIPAA-regler genom seminarier och informella möten. Utbildningen bör innehålla konkreta instruktioner om hur ändringarna ska införlivas och implementeras i verksamheten. Reservera tid för frågor och svar. Kan en fråga inte besvaras under utbildningen, ska medarbetaren kontaktas per telefon eller e-post med ett svar inom 24 timmar.
Stöd en kultur där de anställda hjälper varandra i efterlevnadsarbetet. Ett exempel: en medarbetare lämnar sitt transkriptionsdokument synligt på skärmen när hon går till toaletten. Ser en kollega detta, bör hon påpeka det direkt. På så sätt skapas ett gemensamt ansvarstagande där medarbetarna bidrar till att verksamheten uppfyller HIPAA:s standarder för medicinsk transkription.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online