Underhåll och gallring av patientjournaler regleras genom både federal och delstatlig lagstiftning. Oro för integritetsfrågor, journalernas noggrannhet och tillgänglighet ligger bakom regelverk som syftar till att skydda patienterna. Strikta riktlinjer styr och underlättar utlämning av viktig och korrekt medicinsk information för behandlingsändamål när det behövs.
Lagarna kräver dessutom att korrekta journaler är tillgängliga vid rättsliga processer och för de läkare som behandlar patienterna. Domstolsbeslut är den enda lagliga vägen att flytta originaljournaler från vårdgivarens lokaler.
Vårdgivare och vårdinrättningar upprättar policyer och rutiner för bevarande respektive gallring av journaler som ett skydd mot stämningar, böter och andra påföljder. Eftersom riktlinjerna för journalbevarande och gallring varierar mellan olika tillsynsmyndigheter är det klokt att tolka motstridiga föreskrifter till förmån för längre bevarandetider – hellre för mycket än för lite.
En väl utformad policy bör innehålla detaljerade anvisningar om hur journaler ska vårdas, vem som får ta del av dem och hur de ska gallras.
Hanteringen av patientjournaler kräver strikta policyer och tydliga arbetsrutiner. Lagstadgade standarder föreskriver att en journal ska föras för varje patient som undersöks, utvärderas eller behandlas – oavsett om det gäller besök på akutmottagningen, sluten vård eller öppen vård.
Både pappershandlingar och elektroniska journaler betraktas som patientjournaler och omfattas därmed av samma lagkrav. Elektroniska uppgifter från olika källor sammanfogas till en sammanhängande elektronisk patientjournal.
Tillgången till journaler begränsas enligt lag för att skydda patientens integritet. Enligt gällande journalstandarder är det endast behörig personal som får göra medicinska anteckningar i en patients journal. Anteckningarna ska göras utan onödigt dröjsmål och alltid innehålla datum, tidpunkt samt signatur från den behöriga upprättaren. Alla som tar del av en journal bör logga in och ut handlingarna så att de kan spåras kontinuerligt.
Gallringspolicyer reglerar både när journaler lämpligen ska förstöras och med vilka metoder det ska ske. Att gallra gamla journaler är också ett viktigt sätt att skydda patientens integritet.
Pappersbaserade och elektroniska journaler kräver olika metoder för bortskaffande. Elektroniska journaler måste raderas permanent, så att informationen aldrig kan återställas. När det gäller pappershandlingar anlitar många organisationer specialiserade företag för dokumentförstöring.
Organisationer som bortser från delstatliga och federala lagar om underhåll och gallring av patientjournaler riskerar hårda påföljder och andra sanktioner av ekonomisk såväl som icke-ekonomisk natur.
Vårdinrättningar som inte kan bevisa att de har gett patienten korrekt vård, eftersom journalerna saknas eller inte är tillgängliga, riskerar att förlora mål om vårdskador i domstol. Som förlorande part i en rättsprocess måste vårdgivaren ofta betala rättegångskostnader utöver det skadestånd som tilldöms målsäganden.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online