Under 2011 påbörjade många medicinska organisationer arbetet med att överföra sina historiska och nyligen färdigställda patientjournaler till ett elektroniskt journalsystem. Ett journalsystem som lagrar uppgifter som en blandning av elektroniska dokument och pappersdokument kan klassificeras som ett hybridsystem. Denna typ av system används ofta som en övergångslösning under tiden pappersdokumenten flyttas över till ett helt elektroniskt system.
Hybridjournaler består av flera olika komponenter som kan användas som kortsiktiga eller långsiktiga lösningar i en konverteringsstrategi för elektroniska journaler. I många fall krävs övergången till elektroniska journaler enligt lag, eller så måste den passa in i ett juridiskt ramverk för lagring av hälsodata. Den elektroniska delen av systemet utgörs av poster som lagras i en elektronisk databas. Andra komponenter som krävs för att ett system ska klassas som hybrid är en pappersdel med dokument i fysisk form samt andra former av lagring, exempelvis historisk data på mikrofilm.
Att överföra dokument till ett elektroniskt system kan bli kostsamt när det gäller både arbetskraft och lagring. För att minska kostnaderna komprimeras informationen ofta, vilket reducerar stora datamängder. När det gäller komplexa koder, exempelvis kodad medicininformation för patienter, måste stora mängder data registreras. För att undvika registrering av omfattande information kan elektronisk information förkortas, medan en förklaring av förkortningarna görs tillgänglig i pappersform.
Ett stort problem vid övergången från ett pappersbaserat journalsystem via en hybridlösning till ett elektroniskt system är rädslan för att data ska gå förlorad. Vissa hybridsystem kräver endast att en mindre mängd poster överförs till elektronisk form, medan pappersdokument behålls för historiska journaler. För att undvika dataförluster kan många poster lagras i ett hybridsystem genom att dokument skannas in och kopieras digitalt. Andra övergångstekniker inkluderar lagring av dokument och data på ett externt lagringsställe som inte ägs av den medicinska organisationen själv.
Lagringstekniker som ofta används i hybrida elektroniska journalsystem inkluderar sökbara dokument och skrivskyddade referenser, enligt Hayes Management Consulting. Sökbara dokument lagras som PDF-filer och kan struktureras för enkel sökning och snabb återhämtning via ett elektroniskt system. Skrivskyddade referenser används ofta i hybrida lösningar där historisk data lagras, men inte kan ändras eller redigeras av anställda.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online