Alfabetisk arkivering är en av de enklaste metoderna för att hantera patientjournaler. Akterna sorteras efter efternamn och delas därefter upp ytterligare efter förnamn. Även om systemet har fördelen att vara lätt att lära sig för nyanställda medarbetare, finns det flera betydande nackdelar som kan påverka både effektiviteten och patientsäkerheten.
Namn som stavas fel eller läses felaktigt kan oavsiktligt arkiveras på fel plats. En annan vanlig orsak till felarkivering är att olika medarbetare kan ha olika uppfattningar om hur en patients akt ska sorteras. Utländska namn – särskilt namn som börjar med Mac eller Mc – missplaceras ofta.
Att lokalisera en felplacerad akt förlänger söktiden avsevärt. Om akten inte återfinns kan en manuell genomgång av samtliga akter bli nödvändig, vilket kostar både tid och resurser.
På större vårdmottagningar och inom sjukvårdsanläggningar finns risken att mer än en patient bär samma namn. En arkivarie kan då behöva granska flera akter för att identifiera rätt person. Om ett dubbelt namn leder till att fel akt hämtas riskerar läkaren att ordinera behandling eller medicinering utifrån information från fel journal – ett misstag som i värsta fall kan skada patienten.
Risken för brott mot patientsekretessen är en av de allvarligaste nackdelarna med alfabetisk arkivering. Namn på akternas ryggar kan ses av alla som arbetar på mottagningen. Om verksamheten endast erbjuder en specifik typ av vård avslöjas patientens medicinska problem redan av namnet på akten.
Ett alfabetiskt system ökar också risken att obehörig personal hittar en patients akt. Till skillnad från numeriska system, där den som hämtar akten behöver känna till patientens nummer, räcker det i ett alfabetiskt system att känna till patientens namn för att kunna finna journalen.
Om en patients namn ändras efter att akten skapats kan det skapa förvirring vid framtida besök. Namnändringar sker exempelvis vid giftermål, skilsmässa, adoption eller lagstadgad namnändring. Om namnet på akten inte uppdateras måste personalen korsreferera det aktuella namnet mot akten med det gamla namnet, vilket tar extra tid och ökar risken för misstag.
Även om alfabetisk arkivering är enkel att lära sig och kräver minimal utbildning, väger nackdelarna tungt i en vårdmiljö där noggrannhet och sekretess är avgörande. Därför väljer många vårdgivare idag numeriska eller elektroniska journalsystem för att minska felfrekvensen och skydda patienternas integritet.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online