Vad är dubbelhantering? Förklaring och tips för att undvika det

Dubbelhantering uppstår när poster i en databas uppdateras i mer än en logisk sekvens. Detta kan leda till fel och inkonsekvenser i informationen. Ett typiskt exempel är en databas som lagrar uppgifter om anställda – om en avdelning uppdaterar en anställds lön utan att samtidigt uppdatera personens tjänstebeteckning kan det skapa motsägelser i databasen.

Dubbelhantering mellan olika system

Dubbelhantering kan även uppstå när data bearbetas av flera olika system. Om en kundorder exempelvis hanteras av både säljavdelningen och ekonomiavdelningen finns risken att dubbletter skapas eller att andra fel uppstår i underlaget. Ju fler system och avdelningar som arbetar med samma information utan gemensamma rutiner, desto större blir risken för avvikelser.

Konsekvenser av dubbelhantering

Felaktig eller motstridig data kan få allvarliga följder för en verksamhet. Beslut som grundas på inkonsekvent information kan bli missvisande, rapporteringen kan bli opålitlig och tidsåtgången för att rätta till felen ökar betydligt. Dessutom minskar förtroendet för databasen internt när användarna inte längre litar på att uppgifterna stämmer.

Så undviker du dubbelhantering

För att undvika dubbelhantering är det viktigt att ha en tydlig förståelse för de affärsprocesser som utförs och att säkerställa att data endast uppdateras i en logisk sekvens. Några konkreta åtgärder är:

• Definiera tydliga ansvarsområden för vem som får uppdatera vilken information.
• Implementera kontrollmekanismer som automatiskt förhindrar dubbletter.
• Använd integrerade system där information flödar mellan avdelningar istället för att matas in flera gånger.
• Utbilda personalen i korrekta rutiner för datahantering.

Med väl genomtänkta processer och rätt tekniska verktyg kan verksamheten minimera risken för dubbelhantering och bibehålla hög datakvalitet över tid.