Federala och delstatliga myndigheter inom Occupational Safety and Health Administration (OSHA) genomför i genomsnitt cirka 1 000 arbetsplatsinspektioner per vecka. Inspektioner kan ske av olika anledningar. Rapporter om omedelbar fara, dödsfall, katastrofhändelser eller klagomål från anställda får högsta prioritet. OSHA genomför även planerade inspektioner i branscher där risken för betydande faror är stor. Genom noggrann planering och förberedelse kan arbetsplatsen behålla kontrollen över besöket, skapa ett professionellt intryck och minska antalet potentiella överträdelser.
Inget arbetsmiljöprogram blir framgångsrikt utan engagemang och delaktighet från dem som har ansvaret. Idealt sett bör hela ledningen delta, eftersom OSHA har rätt att inspektera vilken del av arbetsplatsen som helst. Som minimum bör säkerhets- och hälsospecialisten, miljöansvarige, ordföranden för säkerhetsutskottet samt alla utbildningsansvariga närvara. I mindre företag bör den ledning som ansvarar för dessa områden delta.
Alla OSHA-inspektioner följer ett generellt mönster: inspektörens ankomst och presentation, öppningskonferens, genomgång av anläggningen, intervjuer med anställda, granskning av anslag och register samt en avslutande konferens. OSHA tillhandahåller information om inspektionsprocessen på sin webbplats. Att känna till varje del av inspektionen säkerställer att ledningen är förberedd på att snabbt och korrekt svara på förfrågningar.
Att förutse säkerhetsfrågor gör att ledningen kan svara tryggt på frågor och visar ett proaktivt förhållningssätt gentemot inspektörerna. Gå igenom data från OSHA:s formulär 300 för de senaste tre åren och identifiera problemområden eller återkommande incidenter. Använd OSHA-standarder, efterlevnadsplaner och rutinerna i säkerhetsmanualen för att förstå varför incidenterna inträffade, om föreskrifter brutits och vilka processförändringar som krävs innan inspektionen. Ledningspersonalen bör även kontrollera sina medarbetares utbildningsregister så att all utbildning uppfyller kraven.
Fördela uppgifter till varje medlem i ledningsteamet utifrån deras kunskapsområden. Uppgifter före inspektionen inkluderar registergranskning, uppdatering av rutiner och efterlevnadsplaner, utveckling av utbildningsmaterial samt bedömningar av arbetsplatsen för att identifiera faror och osäkra arbetssätt. Cheferna kan ta fram egna checklistor för att följa upp arbetet, eller använda exempelchecklistan i handboken "Small Business Handbook" som finns på OSHA:s webbplats. Utse dessutom en medlem i teamet som eskort åt OSHA-inspektören, samt en fotograf och en sekreterare som dokumenterar inspektionsprocessen.
OSHA-inspektörer har rätt att besöka alla delar av arbetsplatsen. En föredragen inspektionsväg ger dock ledningsteamet viss kontroll över vad inspektören ser och hur informationen förmedlas. Det ger också cheferna möjlighet att snabbt gå igenom områdena och göra sista-minuten-förbättringar när inspektören väl är på plats.
Bestäm en rimlig tidsram för att cheferna ska kunna slutföra sina uppgifter före inspektionen eller bedöma sina ansvarsområden, och schemalägg därefter en gemensam statusrapportering. Detta ger cheferna tillfälle att dela sina observationer och tillsammans utveckla en plan för att bibehålla beredskapen fram till inspektionen.
Kom ihåg att anställda har rätt att samtalat privat med OSHA-inspektören utan arbetsgivarens närvaro, och att öppen kommunikation under inspektionen ofta leder till bättre resultat. Se också till att alla dokument hålls uppdaterade löpande – inte bara inför planerade inspektioner – eftersom en konsekvent säkerhetskultur är det bästa skyddet mot överträdelser och olyckor.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online