Akut upphandling blir nödvändig när det finns ett pågående hot mot allmän hälsa, välfärd och säkerhet. Vid en akut upphandling köps material och utrustning in för att snabbt kunna täcka behov som uppstår i nödsituationer inom en specifik verksamhetsmiljö. Förfarandet måste alltid godkännas av behöriga myndigheter, och det ska gå att visa ett verkligt och akut behov av de aktuella varorna. Observera att akut upphandling inte är tillämplig om det erforderliga materialet redan finns tillgängligt inom organisationen eller regionen.
En akut upphandling följer i regel fyra tydliga steg: ansökan, anbud, offerter och inköpsorder. Nedan förklaras varje steg i detalj.
Det första steget i en akut upphandling är att ansöka om godkännande av den akuta utrustningen. Ansökningar lämnas vanligtvis in via e-post till berörda beslutsfattare. När ansökan har skickats klargörs om det finns medel tillgängliga för att genomföra inköpet.
När myndigheten har lämnat in sin ansökan och fastställt vilka medel som står till förfogande tar den kontakt med en eller flera leverantörer per telefon för att begära anbud. Under anbudsförfarandet kommunicerar myndigheten sina specifika leveransbehov samt den kvantitet som krävs för att hantera nödsituationen.
Leverantörerna återkommer därefter med offerter till myndigheten, som i sin tur vidarebefordrar dessa till behörig instans för slutligt godkännande. Om det är praktiskt möjligt kan godkännande ges direkt i samförstånd med leverantören, vilket snabbar upp processen avsevärt.
Efter att offerterna har lämnats in och godkänts lägger myndigheten sin beställning hos den leverantör som erbjudit det lägsta priset. En akut inköpsorder upprättas, och formuläret för godkännande av akut upphandling bifogas ordern innan den skickas iväg för leverans.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online