Vem ska man vända sig till vid överträdelser eller bristande efterlevnad av standardprocedurer?

Inom en organisation kallas de personer som ansvarar för att hantera och kommunicera incidenter som rör processavvikelser eller potentiella överträdelser – till tillsynsmyndigheter, företagsledning, interna team för efterlevnad och riskhantering samt till övriga medarbetare – för lämpliga kontaktpersoner.

Vilka kan utses som lämpliga kontaktpersoner?

Vem som ska involveras beror på incidentens art och allvarsgrad. Här är en genomgång av vanliga situationer och vilka roller som normalt kommer in i bilden.

1. Ej allvarlig överträdelse

Vid mindre avvikelser utan betydande konsekvenser är det oftast tillräckligt att involvera:

• Direkt chef eller linjechef: Ansvarar för den första utredningen och dokumentationen av incidenten.
• Dataskyddsansvarig: Hjälper till att bedöma eventuella integritetskonsekvenser och ger vägledning om hur informationen ska hanteras.
• Säkerhetsteamet: Samarbetar kring tekniska aspekter och åtgärder för att begränsa incidentens omfattning.

2. Allvarlig överträdelse

När en överträdelse sannolikt får betydande konsekvenser för enskilda personer behöver kretsen av inblandade utökas till:

• Företagsledning eller styrelse: Involveras i strategiska beslut och i utformandet av externa uttalanden.
• Juridisk avdelning: Ger råd om regulatoriska krav och de juridiska konsekvenserna av incidenten.
• Externt juridiskt biträde: Assisterar vid hantering av eventuell tvistelösning, sanktionsavgifter eller andra påföljder.

3. Medarbetarnas efterlevnad

Vid frågor om medarbetares efterlevnad eller brott mot uppförandekoden är dessa roller ofta aktuella:

• Personalavdelningen (HR): Hanterar disciplinärenden och säkerställer att interna policyer följs.
• Etik- och efterlevnadsansvarig: Utreder och åtgärdar etiska överträdelser inom organisationen.
• Revision och riskhantering: Utvärderar befintliga kontroller och lämnar rekommendationer på förbättringar.

4. Leveranskedja och partnersamarbeten

Om en överträdelse involverar leverantörer, underleverantörer eller partners bör även följande funktioner kopplas in:

• Teamet för tredjepartsriskhantering: Säkerställer att externa parter uppfyller kraven på cybersäkerhet och dataskydd.
• Avtals- och inköpsavdelningen: Samarbetar med externa parter för att granska och vid behov revidera befintliga avtal.

Sammanfattning

Kom ihåg att ansvarsfördelningen och valet av lämpliga kontaktpersoner kan variera beroende på typen av överträdelse, gällande branschregler och interna policyer. Det är därför avgörande att ha en tydlig incidenthanteringsplan som anger vem som ska underrättas och involveras i varje skede av processen. En väl förberedd plan minskar risken för missförstånd, snabbar upp reaktionstiden och stärker både organisationens efterlevnad och dess förtroende hos kunder och myndigheter.