Elektroniska journalsystem (EMR) används i allt större utsträckning inom vårdmiljöer, eftersom de ger snabb och tillförlitlig tillgång till patientens medicinska information. Ett EMR-system sparar inte bara tid genom att manuella registreringar elimineras – det gör det även möjligt att så småningom fasa ut föråldrade pappersjournaler. Dessutom är risken betydligt lägre att patientuppgifter som hanteras digitalt kommer på villovägar.
En lyckad övergång till ett elektroniskt journalsystem kräver dock noggrann planering. Här är de viktigaste stegen att följa inför lanseringen.
Samarbeta med leverantören för att välja lämplig utrustning. Kontrollera innan köpet att befintliga enheter, exempelvis skrivare och diagnostikutrustning, är kompatibla med det nya systemet. Detta undviker onödiga extra kostnader och driftstörningar senare.
Ta fram en backupplan tillsammans med leverantören. En fullständig kopia av patientdata bör förvaras utanför verksamheten och uppdateras med jämna mellanrum. Utför dessutom regelbundna schemalagda säkerhetskopior som lagras lokalt. Se till att rutinerna för katastrofåterställning är tydligt förklarade och väl förstådda av alla inblandade.
Ett internt EMR-team bör bestå av en praktiserande läkare samt representanter från administrationen och övriga avdelningar. Teamet bör bestå av medarbetare som med entusiasm kan förmedla information vidare till sina respektive avdelningar. Förändring kan vara svår för många anställda, och engagerade teammedlemmar spelar en avgörande roll för att sprida positivitet kring implementeringen i hela kliniken.
Arbeta tillsammans med leverantören för att analysera hur arbetet flödar inom och mellan olika avdelningar. Projektteamet ska ge leverantören en realistisk bild av nuvarande rutiner. Leverantören använder denna information för att lämna välgrundade och relevanta rekommendationer.
Definiera konkreta mål tillsammans med representanter från samtliga avdelningar. Kliniken kan exempelvis vilja minska sina utskriftskostnader med 50 procent under det kommande året. Målen bör dokumenteras och vara tillgängliga för granskning av alla berörda avdelningar.
Beslut tillsammans med alla avdelningar vilken befintlig data som ska överföras till EMR-systemet. Vissa kliniker registrerar alla gamla journaler, medan andra endast uppdaterar journaler efter att patienten besökt mottagningen. Vanligtvis hamnar omfattningen någonstans mellan dessa två ytterligheter. Prioritera vilken information som ska läggas in först – läkemedelslistor ges exempelvis oftast högre prioritet än gamla besök från många år tillbaka.
Håll medarbetarna informerade om utvecklingen kring EMR-systemet samt om de fördelar det kommer att medföra. En del kommunikation kan skötas av teammedlemmarna på respektive avdelning, men information bör även komma från ledande befattningshavare. Att informationen förmedlas korrekt och i rätt tid minskar oro och osäkerhet bland personalen.
Besluta om utbildningen ska ske före eller efter systemimplementeringen. Om utbildningen hålls innan systemet tas i bruk, se till att den ligger nära lanseringsdatumet. Det kan vara klokt att genomföra en grundläggande introduktion före implementeringen och därefter fördjupa utbildningen när medarbetarna hunnit testa systemet på egen hand. Gå under utbildningen igenom funktioner som kan anpassas samt systemets flexibilitet. Se till att medarbetarna har tillgång till erfarna användare, onlinehjälp och kontaktuppgifter till leverantören.
Installera EMR-systemet en lugn dag eller en dag då kliniken är stängd, exempelvis en helg. Under de följande dagarna bör antalet patientbesök minskas så att personalen får tillräckligt med tid att både vårda patienter och lära sig systemet. EMR-modulerna kan införas gradvis, så att varje modul förstås ordentligt innan nästa introduceras.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online