HIPAA-utbildning: Så skyddar du patienters hälsodata enligt lagen

I en tid präglad av informationsdelning har skyddet av enskilda människors integritet blivit allt viktigare. Enligt det amerikanska hälso- och sjukvårdsdepartementet (U.S. Department of Health & Human Services) ger lagen om överförbarhet och ansvarsskyldighet inom sjukförsäkring från 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) dig rättigheter över din hälsodata och ställer regler och begränsningar för vem som får se och ta emot den. HIPAA kräver att organisationer som hanterar skyddad hälsodata är noggranna med utlämnande av information och följer särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att uppgifterna förblir konfidentiella.

Vad är skyddad hälsodata?

Enligt University of Miami, Miller School of Medicine, är skyddad hälsodata (Protected Health Information, PHI) "all information, vare sig muntlig eller registrerad i valfri form eller medium, som skapas eller tas emot av en vårdgivare, sjukförsäkringsgivare, folkhälsomyndighet, arbetsgivare, livförsäkringsbolag, skola eller universitet, eller vårdclearinghus; och som rör en persons fysiska eller psykiska hälsa eller tillstånd i dåtid, nutid eller framtid; tillhandahållandet av vård till en person; eller betalning för vård som ges till en person."

HIPAA fastställer normer för vårdgivare och försäkringsbolag, vilket gör dem juridiskt skyldiga att hålla klienters medicinska uppgifter privata. Brott mot detta kan leda till höga böter och i värsta fall fängelse. Därför är det avgörande att alla som arbetar med skyddad hälsodata efterlever lagen.

Var börjar du?

För att kunna efterleva HIPAA behöver du förstå lagen, vem den gäller och definitionen av skyddad hälsodata (PHI). I företaget bör en person utnämnas till HIPAA-samordnare – en intern "champion" som utbildar personalen och ser till att regelverket följs.

HIPAA skyddar en individs hälsouppgifter oavsett format: elektronisk data, pappershandlingar och muntlig kommunikation. Det innebär att hela personalstyrkan måste utbildas – från lokalvårdare till verkställande direktör.

Skapa tydliga regler

Den utsedda HIPAA-samordnaren kan införa säkerhetsåtgärder för att skydda klienternas medicinska uppgifter. Vanliga rutiner innefattar:

Låsning av alla obevakade skrivbordslådor och arkivskåp.
Låsning av datorskärmen när arbetsplatsen lämnas.
Krav på att lösenord bytas varje kvartal.
Säkerställande att endast behörig personal har tillgång till känsliga kontorsytor.
Hållande av dokument uppochner eller utom synhåll för obehöriga.
Destruktion av alla dokument som innehåller PHI.

Utbilda och testa kunskaperna

Alla anställda som har tillgång till skyddad hälsodata måste vara HIPAA-kompetenta. Låt samordnaren utbilda personalen och genomför tester för att verifiera kunskaperna. På så sätt kan ingen anställd senare hävda okunskap om lagen vid en eventuell överträdelse. Kom ihåg att även arbetsgivaren kan göras ansvarig om en anställd bryter mot reglerna.

Konsekvenser vid bristande efterlevnad

Departementschefen för hälso- och sjukvårdsdepartementet (HHS) bestämmer påföljden utifrån typen av överträdelse och omfattningen av skada som orsakats. Bristande efterlevnad kan resultera i böter, fängelse och stämningar riktade mot både enskilda personer och företag, med vite på upp till 50 000 dollar per överträdelse. Om överträdelsen dock åtgärdas inom 30 dagar kan civilrättsliga påföljder normalt inte utfärdas, med undantag för fall av uppsåtlig försummelse.

Hälso- och sjukvårdsbranschen (allmänt)