Att hantera förändringar kan vara svårt, för att säga det minst. I en klinisk miljö där tajming är avgörande kan övergången till ett nytt IT-system – samtidigt som rutinarbetet inte får lida – kännas nästan överväldigande. Det är därför de bästa EHR-systemen ofta möter det starkaste motståndet. Ett systematiskt implementerat EHR-system kan dock göra underverk för organisationens effektivitet. Det förändrar hela sättet den kliniska verksamheten fungerar på, sänker de administrativa kostnaderna och leder i slutänden till ökade intäkter.
Välj representanter från varje del av verksamheten – medicinsk personal, teknisk support, administration och andra relevanta områden. Se till att du väljer personer som känner till de system som används idag och som behärskar de dagliga rutinerna. De blir nyckelpersonerna som ser till att implementationen genomförs.
Hitta en läkare som är entusiastisk inför att införa EHR-systemet och gör denne till ledare för arbetsgruppen. Ge läkaren information och verktyg för att kunna prata med tveksamma kollegor. Det är hans eller hennes ansvar att uppmuntra andra läkare att göra ett uppriktigt försök att implementera systemet.
Håll regelbundna arbetsgruppsmöten. Diskutera, ta fram och dokumentera en lämplig arbetsplan. Lista de uppgifter som ska genomföras, fördela ansvaret och ange realistiska tidsramar för varje uppgift. Definiera även beslutsordningen och se till att alla vet vem de ska kontakta för att klargöra detaljer kring respektive steg. Dela upp implementationen i faser som täcker olika delar av arbetsflödet och specificera startdatum för varje fas.
Ta reda på om läkarna har särskilda krav, till exempel att koppla ihop sin hårdvara med EHR-systemet. Du kan behöva be leverantören som installerade systemet att hjälpa till att integrera instrument som ekokardiografer eller artroskopiska enheter med specifika EHR-system för kardiologi eller ortopedi.
Anordna klassrumsutbildningar i hur EHR-systemet används. Se till att personalen förstår att det inte bara handlar om ny mjukvara som sköter sig själv. Betona vikten av tålamod med initiala problem vid övergången till ett nytt IT-system. Förklara hur systemet gör pappersjournaler onödiga samt vilka fördelar det medför – inga dubblerade journaler och enkel åtkomst till senaste patientdata när och var som helst.
Utför simulerade testkörningar för att hjälpa personalen att vänja sig vid systemet. Använd dessa tester för att identifiera ändringar som behöver göras i det normala arbetsflödet innan systemet tas i full drift.
Inför faserna av EHR-systemet på de datum som anges i arbetsplanen. Dokumentera feedback om vad som fungerade bra och vad som inte gjorde det. Håll löpande arbetsgruppsmöten och hitta lösningar på specifika problem allteftersom de uppstår.
Ett lyckat EHR-införande handlar lika mycket om människor som om teknik. Med en tydlig plan, engagerade nyckelpersoner och kontinuerlig uppföljning kan övergången ske smidigt – och kliniken kan snart njuta av effektivare arbetsflöden, lägre administrativa kostnader och förbättrad patientvård.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online