Nyckeln till att lyckas med att införa elektroniska patientjournaler är att bygga ett team som ansvarar för hela processen. Teamet bör inte bara bestå av IT-specialister utan även av läkare, eftersom de sannolikt kan inspirera och leda en framgångsrik implementering. Därefter ska teamet ta fram en handlingsplan för att verksamheten ska kunna bli helt papperslös. Planen omfattar ett stort antal uppgifter, exempelvis anpassning av lokaler, analys och omdesign av arbetsflöden samt utbildning.
Att införa ett system för elektroniska patientjournaler är en omfattande uppgift som kräver ett starkt team med tydligt ledarskap, god planering och fast riktning. En läkare som har lett en sådan process – professor vid institutionen för allmänmedicin vid University of Wisconsin-Madison och verksam allmänläkare – föreslog i en artikel i tidskriften Family Practice Management att teamet måste inkludera representanter från IT-avdelningen, en projektledare som kan ägna betydande tid åt att samordna processen, en kontorsansvarig för kliniken samt en läkare som driver projektet framåt för att säkerställa dess framgång.
När ett starkt team har etablerats ska gruppen sätta upp mål och därefter definiera de steg i processen som leder fram till slutmålet: en pappersfri verksamhet. Några av de uppgifter teamet måste genomföra är analys och omdesign av arbetsflöden, anpassning av lokalerna, installation av hårdvara och konfigurering av mjukvara, skapandet av ett reservsystem för nödsituationer, hur äldre data ska matas in, gallring av pappershandlingar samt personalutbildning. Vissa av dessa uppgifter behöver ske parallellt, men det är klokt att upprätta en tidslinje som leder fram till ett fastställt datum för driftsättning.
Teamet får i uppdrag att välja den hård- och mjukvara som passar vårdmottagningen eller institutionen bäst. Olika enheter behövs beroende på användarna. Till exempel kan sjuksköterskor och läkare behöva terminaler för att mata in data, medan den administrativa personalen även kräver skanningsutrustning för att digitalisera befintliga journaler och korrespondens. Teamet kan inleda arbetet med att besöka andra vårdinrättningar som redan har journalsystem installerade för att studera hur de fungerar i praktiken. Läkaren vid University of Wisconsin-Madison som ledde en implementering rekommenderar dessutom att man anlitar en IT-konsult som kan vägleda processen.
All planering, research och alla etablerade rutiner mynnar ut i ett datum för driftsättning. Lägg detta startdatum på en dag som normalt inte är den mest hektiska för mottagningen eller sjukhuset, om möjligt. Måndagar är till exempel ofta intensiva dagar inom vården. Se därefter till att tekniska specialister finns på plats under första dagen för att hjälpa vårdpersonalen igenom den faktiska driften och påminna dem om vad de lärde sig under utbildningstillfällena. Det är också klokt att informera patienterna om övergången i förväg, så att de är förberedda på eventuella förseningar eller tekniska problem.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online