Patientmottagning – ofta kallad ”patient access” – är den process genom vilken patienter tar del av sjukvårdens resurser. Oavsett om det handlar om ett sjukhus eller en privat mottagning omfattar flödet tidsbokning, försäkringskontroll, registrering, ekonomisk rådgivning samt anmälan av patientens besök till försäkringsbolaget. Eftersom så många olika funktioner samlas under paraplybegreppet patientmottagning kan det vara utmanande – men inte omöjligt – att fastställa lämpliga bemanningsnivåer.
Räkna fram minimibemanningen. Bestäm det minsta antal medarbetare som krävs för att hålla verksamheten igång. Vissa funktioner kräver dedikerad personal oavsett patientvolym, till exempel bemanningen av ett röntgenrum på nattetid på ett sjukhus.
Genomför en tidsstudie. Mät per verksamhetsställe hur lång tid det tar för en medarbetare att betjäna en enskild patient från början till slut.
Prognostisera patientvolymer per timme. Varje verksamhetsställe som tar emot fler patienter per timme än vad en enskild medarbetare hinner hantera måste bemännas så att alla patienter kan tas emot vid rätt tidpunkt. En mammografimottagning där receptionspersonalen klarar 20 patienter per timme behöver exempelvis tre medarbetare om 60 patienter per timme söker vård.
Räkna med driftstopp. Ta hänsyn till luncher, raster och internutbildningar. En pool av deltidsanställd avlösarpersonal kan minska behovet av heltidstäckning när bara några få timmar per dag är extra intensiva.
Definiera en grundläggande serviceenhet (UOS). Unit of service är basmåttet för hur lång tid det tar att hantera ett patientkonto. En specialist inom slutenvårdsverifiering kan exempelvis behöva i genomsnitt 12 minuter per konto. För varje område – tidsbokning, verifiering, tjänster före ankomst och planering inför ingrepp – ska du fastställa hur lång tid en genomsnittlig patientkonto tar.
Använd UOS-nivån för att mäta effektivitet. Anta att tio verifieringsspecialister använder 15 minuter per konto och arbetar åtta timmar per dag. Då borde teamet klara 160 konton per vecka. Läggs endast 120 nya konton till per vecka arbetar personalen på 75 procents effektivitet, vilket i praktiken innebär att upp till två tjänster skulle kunna dras in.
Prognostisera framtida behov. Om organisationen förväntar sig fem procent fler intagningar under nästa räkenskapsår multiplicerar du nuvarande volym med ökningstakten för att se om bemanningen räcker till. Kan tio bokningskoordinatorer hantera 1 000 patienter per vecka med full effektivitet krävs ytterligare en halvtidstjänst för att undvika en eftersläpning i bokningarna.
Bemanningsbehovet inom patientmottagningen är aldrig statiskt. Upprepa tidsstudier och volymsprognoser minst en gång per år, eller oftare vid större förändringar som nya datasystem, justerade öppettider eller förändrade ersättningsregler. Genom att kombinera mätta data med flexibilitet i schemaläggningen – till exempel deltidspooler och rörlig bemanning vid toppbelastning – kan organisationen både upprätthålla kvaliteten och hålla kostnaderna nere.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online