Robust dokumentkontroll säkerställer säkerhet, integritet och tillgänglighet av organisatoriska register.
- Klassificering: Känslighetsnivåer (publik, intern, konfidentiell, begränsad).
- Åtkomstkontroll: Rollbaserad, minsta behörighet, MFA, revisionsloggar.
- Säker förvaring: Krypterade databaser, fysiska säkerhetsklamar, miljökontroller.
- Versionshantering: In/utcheckning, ändringshistorik, godkännandearbetsflöden.
- Kontrollerad distribution: Spårbar överföring, DRM/vattenstämpel för känsliga dokument.
- Behållning & Förstöring: Schema per juridiska/regulatoriska/affärsmässiga behov; säker makulering/radering.
- Spårning & Revisionsspår: Livscykelloggning (skapa, åtkomst, modifiera, flytta, radera).
- Kryptering: Vilande (AES-256) och i transit (TLS 1.2+).
- Regelbundna revisioner: Efterlevnadskontroller, intrusionstester, åtkomstgranskningar.
- Utbildning: Introduktion + årliga uppdateringar om hantering, nätfiske, klassificering.
- Incidenthantering: Brottsmeddelande, inneslutning, forensisk bevaring.
- Regulatorisk anpassning: GDPR, HIPAA, SOX, ISO 27001, NARA, branschspecifika.
Automatiserade DMS/ECM-plattformar genomdriver många kontroller systematiskt.
