En vårdmottagning har ett ansvar att upprätthålla patientkonfidentialitet, vilket innebär att journaler förvaras säkert och att medicinsk information finns tillgänglig för framtiden vård. Ansvaret upphör inte när mottagningen stänger – även efter en stängning måste patientuppgifterna skyddas och hanteras korrekt.
Rutinerna för att skydda patientinformation varierar mellan olika delstater. En mottagning som ska läggas ned behöver därför ta hänsyn till flera faktorer: gällande regelverk för patientinformation efter stängning, specifika riktlinjer för nedläggning i den aktuella delstaten, patienternas framtida vårdbehov, krav från sjukförsäkringssystem (till exempel Medicare-riktlinjer för patientinformation) samt patienternas egna önskemål kring sin fortsatta behandling.
Kontakta patienterna skriftligt så snart beslutet om nedläggning är klart. Idealt bör informationen gå ut tre månader före stängningsdatumet. Blanda inte in onödiga detaljer – håll dig till det väsentliga: var patienterna kan söka akut vård, vilka alternativa mottagningar som finns i närheten samt datum för de sista bokningsbara besöken.
Ange tydligt hur patienterna kan få ut sina journaler från mottagningen, eller hur de i framtiden kan begära ut dem. I vissa delstater krävs dessutom ett särskilt formulär för journalutlämning, vilket gör att journalerna kan överföras direkt till en annan vårdorganisation.
Gå igenom patientlistan och identifiera de patienter som behöver fortsatt eller långvarig behandling, till exempel personer med kroniska tillstånd. Dessa patienter måste registrera sig hos en ny mottagning och bör kontaktas aktivt innan stängningen.
Se till att patienter med fortsatt vårdbehov tydligt anger hur de vill att deras journaler ska hanteras – till exempel genom överföring till en annan mottagning – och att de får information om andra vårdcentraler och behandlingscenter i området.
Kontakta läkarsällskapet i länet eller motsvarande statlig hälsomyndighet för att diskutera hur patientinformationen ska arkiveras. I vissa delstater är mottagningar skyldiga att överlämna patientuppgifter till ett statsarkiv eller ett hälsodepartement, antingen under en begränsad period på flera år eller på obestämd tid.
I andra delstater kan kravet istället vara att både journaler och patienter överförs till en annan vårdgivare, som då övertar ansvaret för patientinformationen och den fortsatta vården.
Ta reda på den gällande bevarandeperioden för patientinformation och patientjournaler. Perioden avgör om journalerna ska överföras, förstöras eller lämnas ut till patienten, beroende på när patienten senast hade kontakt med mottagningen.
Ett exempel: om en patient inte besökt mottagningen på 15 år – alltså varit "inaktiv" i den meningen att ingen vård behövts – och bevarandeperioden för medicinsk information i delstaten är 10 år, kan journalerna förstöras för att minska kostnaderna för överföring och lagring.
Kontakta en juridisk rådgivare, en professionell vårdledningsorganisation (som American Public Health Association), sjukhusföreningar, yrkesorganisationer inom vården eller enskilda sjukförsäkringsbolag. På så sätt säkerställer du att alla relevanta rutiner följts korrekt och får ytterligare rekommendationer om hur patientkonfidentialiteten bäst bevaras.
Samråd alltid med juridisk expertis för att verifiera att delstatens regelverk efterlevts fullständigt innan stängningen genomförs.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online