Medicinska mottagningar måste ta hänsyn till både kliniska och administrativa rutiner när de tar fram sin rutinhandbok. Enligt Texas Medical Association omfattar dagens mottagningsrutiner allt ifrån patientintegritet till journalhantering och försäkringsfrågor. Personal som arbetar med att driva en mottagning behöver därför ha god kännedom om hela spektrumet av rutiner för att kunna erbjuda patienterna en effektiv och kvalitativ service.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) infördes av den amerikanska kongressen 1996, eftersom det saknades tillräckliga integritetsrutiner för att skydda patienters hälsouppgifter. Sedan dess är medicinska mottagningar i hela USA skyldiga att införliva HIPAA-standarderna i sina arbetsrutiner.
Enligt HIPAA måste mottagningen förklara för nya patienter vad lagen innebär och ge dem information om dess bestämmelser. Patienten uppmanas sedan skriva under ett dokument som bekräftar att informationen tagits emot och att innehållet är känt. Därefter ska mottagningen fråga patienten om hen vill att sina hälsouppgifter delas med familjemedlemmar eller vänner. Patienter som svarar ja måste skriva personens namn på ett formellt dokument, ett så kallat samtyckesformulär för utlämning. Formuläret ger mottagningen rätt att lämna ut patientens vårdinformation till den person som anges på listan.
All vårdrelaterad information ska förvaras i patientens journal. Vissa mottagningar använder fortfarande pappersarkiv, medan andra har gått över till elektroniska patientjournaler. De elektroniska journalerna lagras på mottagningens interna server och kan endast nås av behörig personal. Allt om patienten – från kontaktuppgifter till medicinlistor – samlas i journalen.
Enligt HIPAA-standarder ska fysiska journaler förvaras i ett låst rum som inte kan nås av patienter, städpersonal eller besökare. Har mottagningen elektroniska journaler kräver HIPAA:s säkerhetsregel att datorerna är lösenordsskyddade, så att obehöriga inte kan komma åt uppgifterna via en anställds dator.
Alla patienter har inte en försäkring, vilket gör det viktigt att mottagningen har rutiner som hjälper både försäkrade och oförsäkrade patienter. Patienter med sjukförsäkring uppmanas fylla i ett försäkringsformulär som ger mottagningen information om vem som ska faktureras samt patientens kontonummer hos försäkringsbolaget. Patienter utan försäkring kan erbjudas en betalningsplan för att kunna täcka kostnaderna för sin vård.
Nära kopplat till försäkringsrutinerna är hanteringen av överklaganden. Mottagningen måste ha rutiner för att hjälpa patienter som vill överklaga ett avslagt ersättningsbeslut hos sitt försäkringsbolag. Vanligtvis ansvarar en fakturaspecialist eller annan administrativ medarbetare för att hjälpa patienten att lämna in överklagandet – och kan vid behov även agera som patientens talesperson gentemot försäkringsbolaget.
Väl utarbetade rutiner är grunden för en välfungerande medicinsk mottagning. Genom att tydligt reglera patientintegritet, journalhantering och försäkringsfrågor säkerställs både lag efterlevnad och ett starkt förtroende bland patienterna.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online