Ett möte för kliniska prövare (investigator meeting) anordnas av sponsorn bakom en klinisk studie för att genomföra utbildning i studieprotokoll och GCP (Good Clinical Practice) samt för att ge deltagarna tillfälle att ställa frågor om studiens genomförande. Mötet omfattar vanligtvis kliniska monitorer (CRA), koordinatorer för klinisk forskning, kliniska prövare, medicinska monitorer, kvalitetssäkringspersonal och ledande befattningshavare.
Här är några viktiga saker att tänka på när du planerar ett möte för kliniska prövare.
Platsen spelar verkligen roll. Sponsorer försöker ofta lägga mötet på en destination som prövarna gärna besöker, exempelvis Spanien, Portugal, Las Vegas, Turkiet, Paris, Montreal eller Quebec. Utgå från listan över deltagande prövare och deras geografiska läge när du väljer ort. Sikta på en plats som ligger relativt centralt för gruppen men som samtidigt känns lockande. Är destinationen inte tillräckligt intressant riskerar närvaron att bli låg.
Eftersom sponsorn normalt står för hela notan bör du undvika onödiga kostnader. Se till att deltagarna har OSA:t innan du bokar hotellrum åt dem, och kommunicera tydligt att rum endast garanteras för dem som anmält sig. Ordna dessutom med tur- och returtransport mellan flygplatsen och hotellet.
Kräv att alla talare skickar sina presentationsbilder till dig i god tid före mötet för granskning. Samordna även möteslokalen med anläggningens personal så att belysning, ytor och teknisk utrustning fungerar som de ska. Glöm inte utdelningsmaterialet – deltagarna uppskattar att få en kopia av bilderna som de kan gå tillbaka till under studiens gång.
Kontrollera alltid om det finns särskilda kostbehov eller allergier när du planerar serveringen. Erbjud exempelvis aldrig skaldjur till gäster med skaldjursallergi, och undvik mat tillagad i jordnötsolja om någon kan vara allergisk mot jordnötter.
Organisera en utflykt eller aktivitet så att deltagarna får chansen att koppla av utanför mötessalen. Vid ett möte i Turkiet arrangerade exempelvis sponsorn en middagskryssning med underhållning, en guidad sightseeingtur och tid för deltagarna att utforska staden på egen hand.
Glöm inte att inkludera personer som känner studien väl. Deras uppgift är att umgås med gästerna och svara på frågor om protokollet eller studiens genomförande under middagen och andra sammankomster. Vissa deltagare är för blyga för att räcka upp handen i plenum och föredrar att ställa sina frågor i en mindre formell miljö – som vid middagsbordet.
Planera att vara på mötesplatsen cirka en till två dagar före mötet för att försäkra dig om att allt är i ordning inför ankomsten.
Har du aldrig planerat ett storskaligt möte tidigare kan det vara klokt att anlita ett företag som specialiserat sig på mötesplanering. Kom ihåg att syftet är att imponera på de kliniska prövarna. Uppfattas mötet som oorganiserat kan prövarna dra slutsatsen att själva studien hanteras på samma sätt – och i värsta fall besluta sig för att avstå från att delta.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online