Varje vårdmottagning eller sjukhusavdelning har sin egen metod för att föra patientjournaler. När flera mottagningar eller avdelningar slås samman måste även journalerna sammanfogas för att undvika dubbletter och fel i vården av patienterna. Processen är detaljerad och kan vara tidskrävande, men ett korrekt och välskött journalsystem ger noggrannhet och effektivitet när arbetet väl är klart.
1. Välj en metod för journalföring. Bestäm vilken journalföringsmetod som passar er mottagning bäst. Diskutera med alla avdelningar och medarbetare hur en sammanslagning av journalerna kan komma att påverka respektive verksamhetsdel. Be om förslag på vilket typ av journalsystem som skulle fungera bäst – elektroniskt, papper eller en kombination av båda.
2. Bestäm vilka journaler som ska utgöra originalet. Om fler än en mottagning eller avdelning ingår i sammanslagningen behöver ni bestämma vilken verksamhets journaler som ska fungera som original och vilkas som ska läggas till. Den ursprungliga källan bör vara den med den mest kompletta informationen. Till exempel ses inte alla patienter inom en allmänpraktiserande mottagning även av en radiologisk avdelning, varför allmänmottagningen oftast har fler enskilda patienter och fler journalhandlingar per person. Under detta steg bör ni också besluta vilket patient-ID-system som ska användas framöver.
3. Sätt en tidsram. Bestäm när sammanslagningen måste vara klar och utse ansvarig person för processen inom varje avdelning. Att ha en person per mottagning eller avdelning som leder övrig personal gör sammanslagningen smidigare. När ni lägger upp tidplanen är huvudfrågan om arbetet ska utföras under eller efter kontorstid, eller om verksamheten ska hålla stängt under projektets gång för att kunna slutföra det snabbare.
4. Välj och köp in programvara. Välj och anskaffa den programvara som ska användas för att hantera journaldata efter sammanslagningen. Se till att IT-support finns tillgänglig under hela processen om hjälp behövs. Väljer ni pappersarkivering istället bör ni köpa in extra material som arkivmappar och hyllor för att rymma den ökade mängden handlingar.
5. Utbilda personalen. Utbilda personalen enligt den arbetsprocess ni valt för journalsammanslagningen. Den mest effektiva metoden är att arbeta igenom en avdelnings eller mottagnings journaler åt gången, i bokstavsordning. När en uppsättning journaler har registrerats i systemet (inklusive patientens grundläggande uppgifter) kan ni börja slå ihop resterande journaler i pärmen eller registrera dem i systemet.
6. Registrera patientuppgifter. Börja mata in patienternas demografiska data i det nya systemet, eller skapa nya mappar för varje patient om ni använder pappersarkivering, utifrån den originaluppsättning ni valde som startpunkt i steg 2. Notera det nya ID-numret (om sådant används) för varje patient och uppdatera grundläggande uppgifter allt eftersom. Att registrera korrekta patientuppgifter är avgörande för hela sammanslagningsprocessen.
7. Sortera originaljournalerna kronologiskt. Vid pappersexemplar sorteras originaljournalerna i kronologisk ordning, med senaste dokumentationen överst och äldst underst. Är originalen elektroniska kan processen bli något svårare beroende på hur filerna lagras. Har varje journalanteckning sparats separat räcker det att byta namn på filerna så att de matchar det nya arkiveringssystemet. Är filerna däremot samlade i större grupper eller i en enda stor fil per avdelning kan det vara enklast att skriva ut dem och sortera dem fysiskt.
8. Slå ihop sekundära journaler med originalen. Börja sammanfoga de övriga journalerna med originalen – en avdelning eller mottagning i taget – och sortera varje patients handlingar i datumordning. Använder ni pappersarkivering kan dokumentflikar vara bra för att markera olika typer av journalhandlingar, exempelvis läkaranteckningar, radiologiska rapporter eller operationsjournaler. Vid elektronisk arkivering räcker det med ett genomtänkt system för filnamngivning.
9. Skanna in eller sortera färdiga journaler. Skanna in de färdigsammanslagna journalerna i databasen, eller börja vid pappersarkivering sortera dem i bokstavsordning. Har ni valt elektronisk lagring kan detta steg redan vara klart, om filerna sparats individuellt i elektroniskt format från början. Att övergå till elektronisk arkivering kan kännas omständligt, men blir ofta effektivare i längden.
10. Gå igenom systemet med personalen. Genomgå det nya journalsystemet tillsammans med all personal för att säkerställa att alla vet hur journalerna ska användas och underhålls korrekt. Det kan vara värdefullt att även ta fram en utbildningsmanual som referens för nuvarande och framtida medarbetare.
11. Åtgärda problem löpande. Lös eventuella problem med det nya systemet allt eftersom de uppstår. Har ni valt ett elektroniskt journalsystem bör ni hålla regelbunden kontakt med leverantörens IT-support för att åtgärda buggar och schemalägga programvaruuppdateringar.
12. Fortsätt uppdatera journalerna. Lägg till nya journaler löpande allt eftersom de kommer in. Om ni valt att endast spara information för en viss tidsperiod kan det dessutom vara klokt att införa en årlig gallringsrutin för journalerna.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online