Så anmäler du en HIPAA-överträdelse – steg för steg

Vad är HIPAA och vem utreder överträdelser?

Det amerikanska hälsodepartementets (U.S. Department of Health and Human Services) kontor för medborgerliga rättigheter, Office for Civil Rights (OCR), ansvarar för att upprätthålla de rättigheter och det skydd som konsumenter ges genom lagen Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996 – mer känd som HIPAA.

Överträdelser som rör utlämnande eller röjande av dina medicinska journaler och hälsouppgifter, eller vägran att ge dig tillgång till dem, kan anmälas till OCR. Att lämna in ett klagomål är en enkel process som följer några tydliga steg.

Så här går anmälan till

1. Ladda ner och fyll i klagomålspaketet

Börja med att ladda ner formulärpaketet Health Information Privacy Complaint Package och fyll i alla delar fullständigt. Det hjälper dig att strukturera detaljerna i ditt klagomål och ger OCR den information som behövs för att kunna utreda överträdelsen.

2. Inge klagomålet inom 180 dagar

Klagomålet ska lämnas in inom 180 dagar från det datum då överträdelsen skedde. Efter denna tidsfrist ligger beslutet om att granska ditt ärende hos sekreteraren vid OCR. Sekreteraren bedömer sedan om det funnits giltiga skäl till förseningen – exempelvis sjukdom eller personliga omständigheter – och om klagomålet ändå ska tas upp till granskning.

3. Skicka in klagomålet via e-post

Mejla det ifyllda paketet direkt till OCR på adressen OCRComplaint@hhs.gov. Samma adress kan även användas för allmänna frågor eller funderingar kring klagomålsprocessen.

4. Faxa eller posta som alternativ

Om e-post inte är ett alternativ kan du faxa eller posta det ifyllda paketet till rätt OCR-kontor. Kontoren finns över hela USA och betjänar tio olika regioner. Du hittar aktuella adresser på hälsodepartementets officiella webbplats.

5. Kontakta verksamheten direkt

Har tidsfristen för anmälan till OCR redan passerat? Då kan du i stället vända dig direkt till den vårdgivare eller verksamhet som du anser kränkt dina rättigheter. Be om en kopia av deras sekretesspolicy samt information om hur du lämnar in ett klagomål internt. Läs igenom policyn noggrant för att förstå dina rättigheter som patient och konsument, samt hur överträdelser rutinmässigt hanteras.

Tips inför din anmälan

För att underlätta utredningen är det klokt att dokumentera allt så noggrant som möjligt: notera datum, sparade mejl, brev och andra bevis som styrker vad som hänt och när. Ju tydligare underlag du kan presentera, desto större är chansen att ditt ärende kan behandlas effektivt av OCR.