Anatomiska och medicinska patologilaboratorier (till exempel inom laboratoriemedicin) påverkar direkt en betydande andel av alla kliniska diagnoser i USA. Laboratoriepersonalen och det arbete de utför är avgörande för att skydda och bevara patientsäkerheten. För att få bedriva verksamhet krävs att laboratorier har licens, och de kan även behöva ackreditering. Regleringen av ett laboratoriums kvalitets- och säkerhetsfrågor ställer tydliga krav på journalföring och arkiveringsrutiner. Väl underhållna och fullständiga journaler är ett tecken på hög kvalitet. Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO) fastställer de kriterier som används för att mäta vårdkvalitet i USA och världen över.
Sedan 1979 har JCAHO utvärderat och ackrediterat sjukhuslaboratoriers tjänster, och från och med 1995 även fristående laboratorier. Idag ackrediterar organisationen cirka 2 000 verksamheter som erbjuder laboratorietjänster. Manualen Comprehensive Accreditation Manual for Laboratory and Point-of-Care Testing styr granskningsprocessen. Dessa standarder betonar vikten av laboratorietjänster inom serviceleverans och vårdprocesser, eftersom de tillför värde och stöd till hela vårdorganisationen.
JCAHO:s program för laboratorieackreditering kräver att samtliga laboratorier granskas vartannat år. Därför ställer JCAHO krav på att ackrediteringsrelaterade journaler sparas i minst två år. Standarderna föreskriver även att laboratorier ska delta i ett CMS-godkänt kompetensprövningsprogram (proficiency testing) för varje reglerat test som laboratoriet utför. Bevis på årlig anslutning till ett sådant program ska redovisas till JCAHO varje år.
Dessutom kan JCAHO begära att granska protokoll från professionella personalmöten, dokumentation av fortbildning samt teknisk och yrkesmässig personalutbildning, journaler över säkerhetsutbildning och den underlag som används vid rekommendationer om omkvalificering av yrkesverksamma medarbetare.
Även om prover inte utgör skriftliga handlingar kräver JCAHO att journaler sparas i två år för beställningar av kirurgisk patologi, laboratorietjänster och övriga laboratorietester. Detta inkluderar två års register över mottagna prover, med uppgifter om patientidentifikation, avsändarens namn, rapport- och mottagningsdatum, typ av utfört test samt resultat – tillsammans med ursprunglig testinformation och instrumentutskrifter eller exakta kopior.
För cytologipreparat och immunohematologiska journaler gäller en sparad period på fem år. För histopatologiska preparat, preparat från finnålspunktion samt dokumentation av falskt negativa och falskt positiva resultat krävs tio års arkivering för varje typ av prov.
Hälsa och Sjukdom © https://www.sjukdom.online