Så skickar du en återbetalning till sjukförsäkringsbolaget

När har försäkringsbolaget rätt att begära återbetalning?

Sjukförsäkringsbolag har rätt att kräva tillbaka pengar när de har betalat ut ersättning av misstag. Det kan exempelvis handla om att bolaget har betalat för en medlem som saknade giltigt försäkringsskydd, eller för tjänster som inte ingick i patientens försäkringsplan. En återbetalningsbegäran kan också utfärdas om försäkringsbolaget har betalat ut mer än vad som var berättigat, eller om det visar sig att ett annat försäkringsbolag är betalningsansvarigt.

Instruktioner – så återbetalar du korrekt

1. Ring försäkringsbolaget

Börja med att kontakta försäkringsbolagets kundtjänst eller avdelning för vårdgivare.

2. Presentera dig själv och svara på kontrollfrågorna

Uppge vem du är, vilken verksamhet du representerar och besvara deras inledande frågor. För att uppfylla HIPAA-lagen (Health Insurance Portability and Accountability Act) måste de ställa patientspecifika frågor, exempelvis patientens namn, födelsedatum, ID-nummer, vårddatum samt fakturerat belopp. Ha även ärendenumret till hands.

3. Ange anledningen till ditt samtal

Förklara syftet direkt: Har du mottagit en begäran om återbetalning, eller misstänker du att försäkringsbolaget har betalat ut för mycket?

4. Ställ frågor

Om du fått en återbetalningsbegäran – ta reda på varför. Var patienten giltigt försäkrad på vårddatumet? Har anspråket bearbetats felaktigt? Finns det ett annat försäkringsbolag som bär ansvaret? Rör det sig om en dubbelbetalning?

5. Identifiera överbetalningen

Samarbeta med försäkringsbolaget för att ta reda på var överbetalningen uppstod och exakt hur stort beloppet som ska återbetalas är.

6. Begär en officiell återbetalningsbegäran

En skriftlig begäran validerar överbetalningen och utgör viktig dokumentation som bör sparas i arkivet inför en eventuell revision. Observera att om överbetalningen är liten och kostnaden för att kräva tillbaka den överstiger beloppet, bör du återbetala summan frivilligt.

7. Dokumentera samtalet

Anteckna vem du talade med och be om ett referensnummer för samtalet. Bekräfta även den korrekta postadressen dit återbetalningen ska skickas.

8. Genomför återbetalningen

Skicka en check tillsammans med en kopia av återbetalningsbegäran. Uppge patientens uppgifter och ange varför pengarna återbetalas. Bifoga en kopia av betalningsbeskedet (Explanation of Payment, EOP) samt ärendenumret. Observera att vissa försäkringsbolag inte begär att du skickar in en betalning – i stället drar de av överbetalningen från en framtida utbetalning.

9. Följ upp

Kontakta försäkringsbolaget igen inom två till tre veckor för att verifiera att återbetalningen har mottagits. Om bolaget drog av beloppet från en senare utbetalning, se till att du har fått ett kvitto eller motsvarande underlag som bekräftar detta.