Måste en läkare skicka ett W-9-formulär till försäkringsbolaget?

Svaret är ja – i de flesta fall.

Varför försäkringsbolag begär ett W-9

W-9-formuläret (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) används av amerikanska företag för att samla in skatteuppgifter från leverantörer och mottagare av betalningar. När ett försäkringsbolag betalar ut ersättningar till en läkare eller en klinik behöver det ofta dessa uppgifter för att kunna rapportera betalningarna till skattemyndigheten IRS via formulär som 1099-NEC eller 1099-MISC.

Därför är det normalt både rimligt och nödvändigt för läkaren att fylla i och returnera formuläret när det begärs. Att vägra kan leda till försenade betalningar, eller till att bolaget tvingas göra särskild källskatt (backup withholding) på utbetalningarna.

Hur förhåller sig HIPAA till detta?

En vanlig fråga är om HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) utgör något hinder. Lagen kräver att så kallade täckta enheter (covered entities) – exempelvis läkare och kliniker – tecknar skriftliga avtal med sina affärspartner (business associates). Dessa avtal ska innehålla bestämmelser om att partnern vidtar lämpliga åtgärder för att skydda sekretessen och säkerheten kring skyddad hälsoinformation (PHI).

Ett W-9-formulär används dock inte för att ingå ett sådant avtal – och det behövs inte heller. Formuläret innehåller ingen skyddad hälsoinformation, utan endast allmänna skatteuppgifter som namn, adress och skatteidentifikationsnummer. Att skicka det till försäkringsbolaget strider därför inte mot HIPAA.

Sammanfattning

Läkaren bör skicka W-9-formuläret när försäkringsbolaget begär det, eftersom det handlar om skatterapportering och inte om patientdata. Skyldigheten enligt HIPAA att ha skriftliga avtal med affärspartners är en helt separat angelägenhet som löses med ett särskilt business associate agreement – inte med ett W-9.