Hur man skriver ett möte för ungdomsgruppsmöte Letter

ktivt inblandade föräldrar är nyckeln till de mest framgångsrika programmen för ungdomsministeriet. Att hålla dem informerade om händelser och utveckling är viktigt för att säkerställa deras stöd och engagemang. Som ungdomsgrupps vuxenledare eller ungdomspastor är det upp till dig att träffa en välkomnande och informativ ton i din kommunikation med dem antingen skriftligen eller personligen. När behovet uppstår för att hålla ett föräldermöte skriv ett vänligt kortfattat brev för att informera föräldrarna om mötet - och inkludera en agenda för att de ska kunna förbereda sig för mötet.

Sätt en tid och datum för ungdomsgruppens föräldrars möte och säkra en lämplig plats för mötet. Lägg mötesinformationen på kyrkans kalender och i nyhetsbrevet eller veckotidningen för att publicera det i stor utsträckning. Om du vill ha specifika personer utanför föräldrarna att delta i mötet som din pastor bjuda in dem i god tid för att de ska kunna delta.

Utarbeta en kort vänlig brev till föräldrarna bjuda in dem till mötet. Om du känner alla föräldrar personligen kan du använda en informell hälsning som "Kära John och Sue" för att öppna ditt brev. "Kära ungdomsgruppföräldrar" eller "Kära herr och fru Smith."

Använd din inledande paragraf för att bjuda in föräldrarna till mötet och citera datum tid och plats för evenemanget. Observera att du inkluderar en separat mötesagenda som ingår i brevet. Beskriv sedan syftet och målen för det föreslagna mötet. Lista inte varje objekt du tänker täcka men markera de viktigaste frågorna så föräldrar förstår mötet och veta vad som ska förväntas. Lägg till fler stycken som behövs för att ge relevant bakgrundsinformation om de frågor du tänker diskutera vid mötet.

Stäng ditt brev genom att be föräldrarna att meddela om de kan delta vilket ger din kontaktinformation så att de kan nå dig via telefon eller e-post. Betona vikten av föräldraansvar i ett framgångsrikt ungdomsministeriumsprogram och sluta med att säga att du ser fram emot att se dem på mötet höra deras inlägg på frågorna och lära känna dem bättre. Använd en traditionell stängning som "Med vänliga hälsningar" eller "Respektivt" följt av fyra tomma linjer och ditt tryckta namn. Skriv ditt namn i tomma mellanslag ovanför det tryckta namnet. Om det är lämpligt kanske du vill använda en avslutning som "Din i Kristus" eller "I hans namn".

Skapa en agenda för ditt möte med föräldrarna till ungdomsgruppsmedlemmar . Lista agendaposter i prioriterad ordning för att säkerställa att du först får de viktigaste frågorna. För att säkerställa att mötet stannar på rätt spår tilldela ungefärliga tider för diskussion till varje dagordning. Exempelvis kanske du noterar på din agenda introduktion av ungdomsgruppsofficer (5 minuter) översikt över kommande ungdomsgruppshändelser (15 minuter) och diskussion om kostnader och insamling för uppdragsresa (15 minuter).

Proofläs ditt brev och mötesagendan. Hämta en aktuell lista över ungdomsgruppmedlemmar och deras föräldrar. Var noga med att skicka varje förälder en kopia av både ditt brev och dagordningen. Skicka brevet med snigelpost för att se till att det går direkt till dina önskade mottagare. Skicka brevet minst två hela veckor före mötet - och skicka en påminnelse om en till två rader via e-post några dagar före mötesdagen.