Så skapar du en effektiv planner – komplett guide

En effektiv planner hjälper dig att hålla koll på dina uppgifter, hantera evenemang och är flexibel nog att hantera oväntade inbjudningar och önskemål. Med en genomtänkt planering vet du vilka aktiviteter som måste göras varje dag och hur lång tid de tar. Den kunskapen gör dig också mentalt och fysiskt förberedd på din att-göra-lista och ditt schema.

Vilken typ av planner du använder är en fråga om personlig preferens – det kan lika gärna vara en smartphone som en tryckt planner eller en enkel anteckningsbok. En planner kan dessutom fungera som familjeorganisatör, adressbok och verktyg för att hålla koll på ekonomin.

Det här behöver du

• Förtryckt planner
• Liten tre-ringpärm (ca 23 x 15 cm)
• Kolerulinjerat löst papper till pärmen
• Paket med flikindelare (5 per paket)
• 2 vinylfickor med dragkedja till anteckningsboken
• 1 paket med tre-ringssidor för telefon- och adressuppgifter
• Penna

Så gör du – steg för steg

1. 1. Bestäm antal planners

   Bestäm om du vill ha två planners – en för jobbet och en för privatlivet – eller en enda som hanterar båda. Två planners ger en tydlig gräns mellan arbete och fritid, men saknar flexibiliteten att rymma saker som en påminnelse om att hämta ut tvätten på vägen hem.

2. 2. Skapa egna sektioner

   Skapa sektioner i din planner utifrån ämnen som är viktiga för dig. Några användbara rubriker kan vara mål, dagliga, veckovisa eller månadsvisa kalendrar, familjens personliga information, projekt, adressbokssidor och idéer. En sektion för diverse täcker allt annat, och en dragkedjeficka kan med fördel användas för relevanta papper som biljetter och kvitton.

3. 3. Prioritera dina mål

   Skapa en lista över dina personliga prioriteringar och mål, sorterade efter vikt. Sätt både kortsiktiga mål (6 månader till ett år) och långsiktiga mål inom områden som ekonomi, relationer, karriär och hälsa.

4. 4. Bygg in marginaler i schemat

   Inkludera tidsbuffertar i ditt schema och sätt realistiska gränser för hur mycket du faktiskt hinner med på en dag. Blocka även tid för saker som är viktiga för dig men som inte kräver omedelbar åtgärd, exempelvis långsiktiga mål och personliga projekt.

5. 5. Skjut upp det som kan vänta

   Delegera nya uppgifter eller evenemang till nästa dag eller en mer lämplig tidpunkt, såvida inte ärendet verkligen är brådskande. När du går igenom din planner på morgonen är du bättre förberedd på vad dagen har att erbjuda.

6. 6. Acceptera att projekt tar tid

   Komma ihåg att vissa projekt kräver mer än en dag. Fokusera på att avsätta tid i din planner för projektet istället för att känna press att klara allt på en gång. Om du ändå bestämmer dig för att slutföra ett projekt på en dag, fundera på hur den tidsåtgången påverkar resten av uppgifterna och evenemangen i ditt schema.

7. 7. Hantera eftersläpningar

   Hantera förseningar orsakade av sjukdom eller semester genom att skapa en separat lista över uppgifter och evenemang som hamnat på efterkälken. Fortsätt sköta dina dagliga åtaganden samtidigt som du avsätter lite tid varje dag för att successivt minska eftersläpningen.

Tips på vägen

Gå igenom din planner vid samma tidpunkt varje dag, gärna på morgonen eller kvällen innan, så blir rutinen en naturlig del av din vardag. Se också över dina mål och prioriteringar regelbundet – minst en gång i månaden – och anpassa planeringen efter hur livet förändras. En planner ska arbeta för dig, inte tvärtom.